E-mails, pastas locais, nuvens pessoais. Você sabe mesmo onde está a sua informação?
Governança documental
A informação da sua empresa: sob controle ou à deriva?
A governança de dados e documentos deixou de ser um conceito técnico reservado às grandes corporações. Hoje é o padrão que separa as organizações preparadas daquelas expostas a riscos que não veem chegar.
73 %
das empresas não consegue dizer em menos de 48 horas onde estão guardados os seus dados pessoais críticos nem quem tem acesso a eles.
Quem viu aquele contrato? Quando? Quem alterou? Se você não sabe, tem um risco.
A Lei 21.719 do Chile e outros padrões exigem que você comprove a sua governança. O prazo se aproxima.
O ponto cego
O quê?Que informação existe, em que formato e desde quando.
Quem?Quem pode ver, editar, assinar ou excluir.
Onde?Em que sistema está e por quanto tempo deve ser guardada.
O problema que poucas empresas admitem.
A maioria das empresas supõe que a sua informação está sob controle. Que os dados dos trabalhadores estão seguros, que os contratos estão bem guardados, que se alguém pedir um documento, alguém vai encontrá-lo.
A realidade aparece quando chega uma auditoria, um incidente ou um trabalhador exigindo acesso aos seus dados. A informação vive em silos. Os processos são opacos. Não há rastreabilidade. Não é um problema de intenção: é um problema de estrutura que a norma já não perdoa.
O que é governança
Governança de dados: a arte de saber o que você tem e controlar.
Governança de dados é o conjunto de políticas, processos e tecnologias que permitem a uma organização saber exatamente que informação possui, onde ela está, quem pode acessá-la, como é usada e o que acontece com ela quando já não é necessária.
A governança documental é a sua aplicação prática ao ciclo de vida dos documentos da empresa: desde a criação de um contrato, passando por revisão e assinatura, até o arquivamento ou a exclusão. Cada passo precisa ser controlado, registrado e auditável.
Não se trata apenas de ter documentos digitalizados. Trata-se de cada documento e cada dado estar no lugar certo, com as permissões certas e o respaldo jurídico certo.
01Inventário e localização
“
Governança não é um projeto de TI. É uma decisão estratégica sobre como uma organização trata o seu ativo mais valioso: a informação.
Por que agora
Por que isso ficou urgente agora?
As regras mudaram. Por décadas, lidar com a informação de forma desorganizada teve poucas consequências. Hoje há três forças que tornam isso insustentável: a norma, o mercado e a concorrência.
20.000UTM de multa máxima
As multas chegam a 20.000 UTM, mas não é só a lei: as grandes empresas já auditam os seus fornecedores, os clientes perguntam sobre práticas de dados e os parceiros exigem garantias de conformidade para operar.
Pressão normativa
A Lei 21.719 no Chile, a LGPD no Brasil, o GDPR na Europa e normas semelhantes na América Latina exigem que as empresas comprovem governança ativa sobre os dados pessoais que tratam.
ObrigatórioExigências do mercado
Empresas maiores estão exigindo dos seus fornecedores evidência de conformidade como condição para contratar ou manter a relação comercial.
Condição comercialRiscos de cibersegurança
A informação espalhada por vários sistemas sem controle é o principal vetor de ataques. A governança documental reduz bastante a superfície de exposição.
Superfície de exposição
Diagnóstico interativo
Quantas dessas falhas a sua empresa tem?
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Seis perguntas. Dois minutos. Um panorama claro.
No fim você verá a sua pontuação de governança e o que convém resolver primeiro. Não pedimos dados de contato.
Sem governança
Multas
Dano à reputação
Perda de negócios
Incapacidade de resposta
Sem governança, os riscos são reais.
Multas de até 20.000 UTM sob a nova Lei 21.719, mais custos jurídicos e de gestão de crise.
Um incidente com dados ou uma sanção pública corrói por muito tempo a confiança de clientes, trabalhadores e parceiros.
Empresas maiores ou com operação internacional exigem comprovação de conformidade para iniciar ou manter contratos.
Sem rastreabilidade nem controle, responder a uma auditoria, a um pedido de dados ou a um incidente leva semanas e consome recursos enormes.
Como fica resolvido
Centralização total
Controle de acessos por papel
Assinatura eletrônica avançada
Automação sem código
Relatórios em tempo real
Integração com os seus sistemas
Governança como operação diária, não como projeto.
Todos os documentos e processos em um único sistema. Sem e-mails, sem pastas locais, sem informação fora do fluxo.
Permissões explícitas e auditáveis. Cada acesso fica registrado com usuário, ação e data e hora.
Certificada pela Lei 19.799. Cada assinatura gera um registro imutável e irrefutável de identidade e integridade.
Fluxos documentais que rodam sozinhos: aprovações, lembretes e encaminhamento sem intervenção manual.
Evidências de conformidade disponíveis a qualquer momento, prontas para auditorias dos órgãos do trabalho ou de mineração.
Compatível com ERP, Microsoft Word e plataformas de dados. Complementa o que você já tem, sem substituir.
Perguntas frequentes
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O que mais nos perguntam.
Respondemos às dúvidas mais comuns antes de você agendar a demonstração. Se não encontrar o que procura, escreva para nós.
Qual é a diferença entre gestão documental e governança documental?
A gestão documental é o conjunto de processos para criar, organizar e arquivar documentos. A governança documental está um nível acima: define as políticas, os controles e as responsabilidades sobre esses documentos. A gestão diz “como guardamos os documentos”; a governança diz “quem pode acessar, com que finalidade, por quanto tempo e como comprovamos que tudo isso é cumprido”. Hoje a norma exige governança, não só gestão.
A governança de dados vale só para grandes empresas?
Não. A nova Lei 21.719 vale para toda organização que trate dados pessoais, qualquer que seja o seu porte. Se você tem trabalhadores, clientes ou fornecedores, está tratando dados pessoais. A diferença é que as empresas maiores têm mais recursos para se adaptar, mas também têm mais exposição. As pequenas que não agirem a tempo enfrentarão os mesmos riscos com menos capacidade de resposta.
Quanto tempo leva para implantar uma solução de governança documental?
Com a Despapeliza, as empresas chegam a uma operação automatizada e rastreável em poucas semanas. O processo começa com uma demonstração em que os fluxos atuais são mapeados. Depois eles são replicados na plataforma e a equipe é treinada. Não é preciso uma equipe de programação nem uma implantação de meses. A plataforma foi feita para que os usuários configurem os próprios fluxos sem conhecimento técnico.
O que acontece se uma empresa for auditada e não conseguir comprovar a sua governança?
Sob a Lei 21.719, não conseguir comprovar a conformidade pode gerar multas de até 20.000 UTM para infrações graves. Mas, além das multas, a empresa fica exposta a denúncias públicas, ações dos titulares dos dados e perda de confiança de clientes e parceiros. A norma funciona pelo princípio da responsabilidade proativa: não basta não cometer infrações, é preciso poder comprovar que foram tomadas medidas concretas para preveni-las.
A assinatura eletrônica basta para cumprir a norma?
A assinatura eletrônica é um componente importante, mas não basta sozinha. O que a norma exige é governança completa: que os documentos assinados estejam guardados com segurança, que os acessos sejam controlados, que a rastreabilidade do processo seja demonstrável e que exista uma política clara sobre o ciclo de vida dessa informação. A assinatura comprova o ato; a governança é o contexto que lhe dá validade e proteção no longo prazo.
Governança documental
Saber o que você tem deixa de ser suposição.
Mostramos como ficaria a sua operação documental com inventário, permissões, trilhas e evidência pronta para uma auditoria.
Lei 21.719
Lei 19.799
Rastreabilidade por documento
Evidência para auditorias
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