Gerenciamento inteligente de documentos para garantir a conformidade com a prevenção de riscos.
Manter a documentação atualizada e garantir o cumprimento das regulamentações é importante em todos os departamentos de uma empresa, mas assume especial importância nas áreas de prevenção de riscos, a fim de proteger os funcionários e a própria empresa.
O grande volume de documentos associados ao início de um novo projeto, à integração de colaboradores ou a uma mudança nas regulamentações pode representar uma grande dor de cabeça para a administração quando não existem processos que garantam a gestão correta e completa dos documentos correspondentes.
Esteja preparado para inspeções a qualquer momento com gerenciamento e custódia otimizados de seus documentos.
Por meio de tecnologias digitais, automatizamos a geração e a validação de documentos de forma dinâmica, agilizando a assinatura eletrônica de colaboradores e gerentes, evitando atrasos em processos críticos e garantindo a conformidade regulatória em tempo real.
Menos tempo gasto com gerenciamento.
Automatize a geração de diferentes documentos com formulários inteligentes ou bancos de dados, economizando tempo em tarefas repetitivas para seus colaboradores.
Fluxos de trabalho válidos
Reduza o estresse da sua equipe graças à gestão e ao controle de documentos, diminuindo a incerteza dos processos com um ciclo de vida completamente digital.
Redução de riscos
Certifique-se de participar das palestras e treinamentos, reduzindo o risco de roubo de identidade por meio de backups e processos de verificação.
Automação inteligente para seus casos de uso
Saiba mais sobre o potencial que essas funcionalidades têm para otimizar a gestão de documentos e a prevenção de riscos.
Evite multas e baixas pontuações em auditorias por não possuir a documentação necessária.
O sistema tem a capacidade de configurar, gerar e controlar todos os documentos necessários para o cumprimento das normas de saúde e segurança ocupacional, de acordo com as características específicas do cargo e as renovações ou atualizações da validade dos documentos.
- Modelos inteligentes
- Integração com softwares por meio de API ou SFTP.
- Alarmes e notificações associados a documentos
- Automação com CSV
Experiências
Antes: Os clientes sofriam com altas taxas de rotatividade na área de prevenção, devido à pressão que o setor estava enfrentando em função do número de multas e das avaliações negativas nas auditorias internas, causadas por desorganização administrativa.
Agora: Com a gestão digital e a reengenharia dos procedimentos da área, graças à nossa plataforma, as avaliações de auditoria melhoraram, as multas foram reduzidas a zero e o ambiente de trabalho transformou-se positivamente.
Monitoramento da avaliação e da implementação das medidas corretivas.
Nossa plataforma permite criar e gerenciar um módulo de solicitação de melhorias, garantindo a rastreabilidade do progresso e do desenvolvimento de cada requisito.
- Formulários inteligentes
- Controle de versão de documentos
- Alarmes e notificações
- Pastas com porcentagem de conformidade
Experiências
Antes: Um cliente da PRL enfrentava dificuldades no gerenciamento de solicitações e medidas corretivas em procedimentos críticos mal avaliados, devido à alta carga de trabalho, o que complicava a rastreabilidade das melhorias e dificultava a avaliação do desempenho da equipe.
Agora: Com o Legale, ele conseguiu otimizar o gerenciamento de requisitos e apoiar a rastreabilidade das solicitações e do progresso das ações corretivas, garantindo um registro organizado e bem documentado e melhorando a qualidade de vida no trabalho na área.
Gestão e custódia de grandes volumes de documentação sem desorganização ou dificuldades no acesso rápido às informações.
Com diferentes funcionalidades, nossas soluções promovem e facilitam a gestão online, reduzindo o tempo gasto por meio de busca avançada de documentos com filtros e dados selecionados pelo usuário.
- Incorporação de até 4 metadados no nome do documento.
- Incorporação de até 4 metadados no nome do documento.
Experiências
Antes: Os clientes gerenciavam mais de 20 discussões sobre riscos por dia e enfrentavam dificuldades para acessar rapidamente a documentação de suporte para treinamentos e/ou relatórios de riscos necessários em caso de incidentes, o que gerava estresse e perda de eficiência na equipe.
Agora: Ao implementar nossa plataforma, otimizamos o gerenciamento de documentos com pastas eletrônicas por colaborador e filtros avançados, garantindo acesso imediato e melhorando a capacidade de resposta da equipe.
Proteção contra roubo de identidade ou desconhecimento ao assinar documentos.
Nossa plataforma permite a realização de procedimentos de assinatura presenciais supervisionados por pessoal credenciado e a incorporação de elementos de validação adicionais, como selfies, documentos de identidade ou vídeos, que também podem ser incluídos em processos de assinatura eletrônica remota.
- Assinatura presencial no dispositivo
- Validações de identidade com documento de identificação, selfie ou vídeo.
- Evidências legais fáceis de compartilhar e acessíveis via QR code.
Experiências
Antes: Um supervisor da PRL descobriu que alguns trabalhadores não compareciam às palestras de segurança, mas suas presenças eram registradas por seus colegas, comprometendo o controle da área e aumentando os riscos operacionais, o que se refletia em constantes incidentes de trabalho.
Agora: Com a Legale, eles implementaram um procedimento que exige uma selfie antes da assinatura, garantindo que apenas os participantes reais registrem sua presença. Essa medida eliminou a falsificação de identidade, melhorou a rastreabilidade dos documentos e reduziu significativamente os erros no gerenciamento dos treinamentos.
Falta de conexão com a internet para o gerenciamento das operações em campo.
O modelo de assinatura eletrônica offline permite assinar documentos pessoalmente em dispositivos móveis sem a necessidade de conexão com a internet, sendo que os documentos são previamente sincronizados e gerenciados a partir da sede da empresa.
- Assinatura presencial em um dispositivo sem conexão com a internet.
- Sincronização de documentos na nuvem ao conectar-se à internet.
Experiências
Anteriormente: Os clientes não conseguiam gerenciar digitalmente os documentos relacionados a RH e ORP em áreas com conexão à internet precária ou inexistente, o que impedia a digitalização dos processos, pois a operação em campo não permitia a eliminação do uso de papel.
Agora: Ao implementar a assinatura presencial offline em dispositivos, os clientes conseguem assinar e gerenciar 100% da documentação de suas áreas de forma digital, otimizando a comunicação entre as obras e a sede, graças ao carregamento automático dos documentos a partir do dispositivo assim que uma rede é detectada.
Gestão digital abrangente para todos os seus documentos de prevenção de riscos.
Documentos normativos e regulamentos
- Regulamentos internos, higiene e segurança
- Declarações de conformidade regulamentar
- Relatórios de conformidade regulamentar para sociedades mútuas e órgãos de supervisão.
Gestão de Riscos e Segurança
- Matriz de Identificação de Perigos e Avaliação de Riscos
- Procedimentos de trabalho seguros
- Autorizações de trabalho (trabalho em altura, espaços confinados, etc.)
- Inspeções de segurança e auditorias internas
Treinamento e competências
- Registros de treinamento de integração e segurança
- Participação em treinamento de segurança
- Avaliação de competências em prevenção de riscos.
- Certificados de Treinamento em Gestão de Emergências
Controle e Prevenção
- Compromissos com a segurança dos trabalhadores
- Registros de entrega de EPIs e compromissos de uso.
- Listas de verificação para controle de equipamentos de proteção individual
- Registro de incidentes e acidentes de trabalho
- Planos de ações corretivas e preventivas