Gestão abrangente de documentos digitais e assinaturas eletrónicas comautomação inteligente
Gerenciar documentos na área de Recursos Humanos pode ser um verdadeiro desafio, principalmente ao lidar com grandes volumes de informações que precisam ser organizadas de forma eficiente.
Para complicar ainda mais a situação, os funcionários geralmente precisam assinar diferentes tipos de documentos de vários departamentos durante o processo de integração, o que pode gerar uma carga administrativa pesada. Frequentemente, a responsabilidade por registrar e garantir que esses documentos sejam preenchidos corretamente recai sobre a equipe de RH, criando uma carga administrativa considerável.
Throughout an employee’s time with the company, hundreds of documents may be generated – from contracts to final settlements. Multiply this by the number of employees, and it can quickly become overwhelming, leading to unnecessary complications and a greater chance for errors if the right software isn’t in place.
A Legale é credenciada pela Diretoria do Trabalhona gestão e assinatura de documentos trabalhistas
Nossa plataforma oferece uma solução completa de gerenciamento de documentos, permitindo que as empresas gerenciem toda a documentação de RH por meio de um banco de dados centralizado, o que significa que nenhum software adicional é necessário.
Gestão mais eficiente
Os documentos são gerados automaticamente a partir de modelos inteligentes, vinculados a um banco de dados por meio de arquivos CSV, permitindo o gerenciamento de milhares de documentos simultaneamente.
Processos mais simples
Integramos com outras plataformas para que você possa importar documentos facilmente para assinatura eletrônica, simplificando o processo e eliminando a necessidade de os signatários terem uma conta ou usuário em nossa plataforma.
Otimizar recursos e esforços.
Modelos dinâmicos e campos condicionais simplificam ainda mais a criação e a assinatura de documentos, reduzindo o tempo e o esforço necessários.
Intelligent automation for every step
Explore some of the use cases that show our platform capabilites.
New employee management
HR teams can automate the creation of essential documents like admission forms and medical records, making the onboarding and registration process smoother.
Employees induction and training
Our platform lets you send internal policies to employees via dynamic templates, with automated receipt and signature tracking, ensuring that all staff are informed and in compliance with company regulations.
Automação inteligente para seus casos de uso
Saiba mais sobre o potencial que essas funcionalidades têm para otimizar a gestão de documentos e a prevenção de riscos.
Garanta o cumprimento da lei e evite multas por não possuir um documento essencial.
O sistema tem a capacidade de configurar, gerar e armazenar todos os documentos necessários em um contrato, adaptando-se às características particulares de cada cargo e empresa.
- Modelos inteligentes
- Fluxos de trabalho personalizados
- Integração com softwares por meio de API ou SFTP.
- Notificações de assinatura.
- Automação com CSV
Experiências
Antes: Um cliente que experimentou um rápido crescimento nas vendas e precisou aumentar o número de contratações enfrentava problemas de rastreabilidade de documentos assinados e foi multado por não ter a documentação atualizada. Agora: Com o Legale.io, ele integrou a folha de pagamento dos novos colaboradores à geração massiva e padronizada de documentos, conseguindo controlar a assinatura desses documentos e automatizar o salvamento na pasta eletrônica de cada colaborador, reduzindo as multas em 100%.
Rastreabilidade de documentos processados
A plataforma facilita o monitoramento e o gerenciamento da assinatura de documentos, fornecendo o status em tempo real dos fluxos de trabalho para melhorar o controle e os tempos de processamento.
- Visualização de status por documentos
- Filtros avançados
- Informações do fluxo de trabalho
- Gerenciamento de alarmes e expiração de documentos
Experiências
Antes: Um cliente, devido à falta de acompanhamento de seus processos, não assinou sua documentação trabalhista no prazo, o que atrasou o início de suas atividades e gerou repreensões internas. Agora: Com a implementação do Legale.io, ele conta com um procedimento formalizado e automatizado para a gestão de documentos trabalhistas, que permite visualizar facilmente os tipos de documentos e o status que categoriza o andamento de cada um, facilitando o monitoramento e a configuração de alertas para manter as renovações e rescisões em dia, evitando atrasos futuros.
Obter informações imediatas durante as inspeções para evitar multas.
O sistema permite buscas avançadas utilizando metadados configurados durante a criação dos documentos, como número de identificação fiscal (RUT), nome do colaborador, tipo de documento, data, tarefa, entre outros.
- Pasta eletrônica individual para cada colaborador.
- Adicionando metadados ao nome do documento
- Adicionando metadados ao nome do documento
- Armazenamento automático em transações de grande volume
Experiências
Antes: Um cliente centralizava o arquivamento de seus documentos trabalhistas na sede e, diante de uma fiscalização em uma de suas filiais, enfrentava problemas de distância, velocidade e eficiência na entrega dos documentos solicitados. Agora: Com a implementação do Legale.io, a gestão de documentos foi centralizada, mas com a parametrização de pastas individuais de colaboradores vinculadas por filial, o que permite que a documentação exigida durante as fiscalizações seja facilmente compartilhada com os supervisores de cada unidade.
Gerencie um grande número de colaboradores sem desperdiçar horas de trabalho e otimizando os recursos.
O sistema gerencia documentos em massa, por meio da integração com outros softwares e/ou modelos inteligentes, permitindo que documentos sejam gerados e gerenciados em minutos para grandes volumes de colaboradores.
- Modelos inteligentes
- Integração com softwares por meio de API ou SFTP.
- Automação com CSV
- Fluxos de trabalho personalizáveis
- Armazenamento automatizado na pasta do colaborador.
Experiências
Antes: Clientes que, devido ao crescimento das vendas, precisavam contratar muitos colaboradores em pouco tempo, gerando um conflito em relação à capacidade de gerenciar o recrutamento, a seleção e a contratação de cada colaborador individualmente. Agora: Com o Legale.io, a folha de pagamento dos novos colaboradores foi integrada à geração massiva e padronizada de documentos, permitindo a geração e o controle das assinaturas, além do armazenamento seguro dos documentos ao longo do tempo na pasta eletrônica de cada colaborador.
Redução na taxa de erros inerente à geração manual de documentos.
Por meio da automação, a plataforma extrai informações específicas dos clientes do banco de dados global da empresa e permite o gerenciamento da geração, assinatura e armazenamento da documentação contratual correta.
- Modelos inteligentes
- Integração com softwares por meio de API ou SFTP.
- Automação com CSV
- Fluxos de trabalho
- Geração de documentos a partir de bancos de dados.
Experiências
Antes: Um cliente com uma pequena equipe de gestão de pessoas sofria com sobrecarga de trabalho na área, o que era evidenciado pela alta taxa de erros na criação e gestão de contratos. Agora: Com a implementação do Legale.io, a criação de documentos e suas assinaturas eletrônicas foram automatizadas, reduzindo os erros em 99% e aliviando a carga de trabalho da equipe, permitindo que ela se concentre em outras tarefas.
Gerenciamento digital abrangente para todos os seus documentos de Recursos Humanos
Documentação e contratos trabalhistas
- Contratos de trabalho
- Anexos trabalhistas
- Alterações e condições contratuais
- Ofertas de bônus
- Acordos trabalhistas
Gestão e administração de colaboradores
- Gerenciamento de dados e desempenho
- Integração e ambientação de novos colaboradores.
- Diretrizes para funcionários
Controle de dias e frequência
- Registro de jornada de trabalho
- Controle remoto de entrada e saída
- Controle de presença em treinamentos
Gerenciamento de Processos e Avaliação
- Assinatura da pesquisa de satisfação
- Relatório de despesas
- REL (Registro de Avaliações de Trabalho)