La gestión de documentos en el área de recursos humanos es un desafío significativo, especialmente cuando se requiere manejar una gran cantidad de información de manera organizada y eficiente.
La necesidad de que los colaboradores firmen diferentes tipos de documentos y de distintas áreas, durante su incorporación a una organización, añade complejidad a este proceso. A menudo, la responsabilidad de informar y asegurarse de que estos se completen correctamente recae en el equipo de recursos humanos, lo que representa una carga administrativa considerable.
Si sumamos la cantidad de documentos que se generan asociados a un solo colaborador durante toda su permanencia dentro de una empresa, desde contratos hasta liquidaciones, llegan a ser cientos que multiplicados por el número total de colaboradores pueden ser realmente un caos, generando complicaciones innecesarias y propensión a errores, si es que no se cuenta con un software específico.
Nuestra plataforma ofrece una solución integral para la gestión de documentos, permitiendo a las empresas manejar todas sus necesidades documentales de recursos humanos en una base de datos centralizada, sin necesidad de software externo específico.
Todos los documentos que el colaborador debe firmar al entrar se generan desde plantillas inteligentes y se envían en un solo flujo, sin que recursos humanos tenga que perseguir a nadie.
Cursos, encuestas y certificaciones quedan registrados con su firma y su fecha, disponibles cuando la normativa o una auditoría los pide.
Las negociaciones y los anexos modifican el contrato sin que se pierda ninguna versión: cada cambio queda guardado en la carpeta electrónica del colaborador.
El cierre del ciclo con todo en regla: los plazos avisan antes de vencer y el expediente queda completo y disponible.
Automáticamente se generan documentos a partir de plantillas inteligentes, vinculadas a una base de datos mediante archivos CSV, lo que permite gestionar miles de documentos de una sola vez.
Nuestras integraciones con otras plataformas permiten importar documentos fácilmente para su firma, simplificando el proceso y eliminando la necesidad de que los firmantes tengan un usuario en nuestra plataforma.
Las plantillas dinámicas y los campos condicionados agilizan aún más la creación y firma de documentos, reduciendo el tiempo y esfuerzo requeridos.
Conoce el potencial que poseen las funcionalidades en la optimización de tu gestión documental en recursos humanos.
El sistema tiene la capacidad de configurar, generar y custodiar todos los documentos requeridos en una contratación ajustándose a las características particulares de cada cargo y empresa.
Gestiona los requerimientos de la Dirección del Trabajo con un flujo simple, seguro y automatizado. Legale conecta con tu información de recursos humanos, valida los datos, genera los archivos que exige la Dirección del Trabajo y automatiza el envío.
Conecta tu base de datos de colaboradores.
Revisa y completa la información requerida.
Genera y envía los registros a la Dirección del Trabajo.
Automatiza las actualizaciones y recibe alertas.
Un cliente que experimentó un rápido crecimiento en ventas y tuvo que aumentar sus contrataciones, se vio envuelto en problemas de trazabilidad de documentos firmados y fue multado por no tener la documentación al día.
Con Legale.io, integró la nómina de nuevos colaboradores a la generación masiva y estandarizada de documentos, pudiendo controlar la firma de estos y automatizar el guardado en la carpeta electrónica de cada colaborador, disminuyendo en un 100% las multas.
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