Transforma tu gestión financiera con automatización de nóminas y documentos bancarios
En el ámbito financiero, muchos de los momentos más cruciales dependen de acuerdos donde la velocidad de gestión y validez del proceso juegan un rol clave.
Nuestra solución simplifica los flujos dentro del área de finanzas gracias a los acuerdos digitales, lo que no solo agiliza la gestión de documentos, sino que también garantiza la autenticidad y la validez de las firmas electrónicas, elevando la eficiencia y la confianza en cada transacción. Lo anterior es fundamental para mantener un área financiera saludable y evitar inconvenientes en mantener liquidez y en el financiamiento de operaciones.
Si consideramos la cantidad de documentos gestionados por las áreas de finanzas y tesorería, desde proveedores a nóminas de pago, ingresos por ventas, presupuestos y todo tipo de costos, estamos hablando de cientos de documentos que se generan mes a mes y que no solo deben ser almacenados por el periodo de tiempo que establezca la ley, sino que deben ser fáciles de encontrar en caso de ser necesario.
Simplifica la Tesorería con Firma de Instrucciones Bancarias y Cartas de Cobranza desde tu espacio de trabajo
Nuestra plataforma proporciona experiencias más inteligentes, sencillas y
seguras al incorporar módulos que aplican tanto para tareas del día a día
dentro del área, como para eventos menos recurrentes, sin embargo, igual
de importantes, como los son las reporterías o el historial de acciones
asociadas a un documento.
Aprobación en minutos
Nuestros módulos de aprobación facilitan la gestión de pagos de facturas y la compra de activos, permitiendo un control total sobre estos procesos críticos.
Fortalece tu control de gestión
Con los módulos de exportación de datos, puedes generar planillas en formatos Excel y CSV, facilitando el análisis detallado de todas las operaciones realizadas y personalizando las variables que son importantes para tu evaluación
Optimiza recursos y esfuerzo
Las plantillas dinámicas y los campos condicionados en los formularios agilizan aún más la creación, envío, aprobación y firma de documentos, reduciendo el tiempo y esfuerzo de tu equipo.
Automatización inteligente para todas tus etapas
Conoce algunos de los casos de uso que demuestran la efectividad de nuestra plataforma.
Gestión masiva de documentos de cobranza
La plataforma permite enviar cartas de cobranza firmadas y generar estos documentos masivamente, optimizando los procesos de cobranza y velando por los flujos de caja.
Automatización de solicitud de activos
La creación y automatización de formularios de solicitud de activos permite que el sistema envíe automáticamente el documento a firmar a quien lo solicitó, eliminando la necesidad de configurar workflows constantemente y asegurando que los formularios queden publicados correctamente.
Automatización inteligente para tus casos de uso
Conoce el potencial que poseen las funcionalidades en la optimización de tu gestión documental en prevencion de riesgos.
Evitar multas y bajas calificaciones en auditorias por no contar con la documentación requerida
El sistema tiene la capacidad de configurar, generar y controlar todos los documentos requeridos para cumplir con normativas de seguridad y salud ocupacional, acorde a las características particulares del cargo y renovaciones o actualizaciones de la legalidad de los documentos.
- Plantillas inteligentes
- Integración con softwares mediante API o SFTP
- Alarmas y notificaciones asociadas a documentos
- Automatización con CSV
Experiencias
Antes: los clientes sufrían con altas tasas de rotación en su área de prevención, debido a la presión que experimentaba el área por el número de multas y evaluaciones deficientes en auditorías internas, a causa del desorden administrativo. Ahora: con la gestión digital y reingeniería de los procedimientos del área gracias a nuestra plataforma, han mejorado las notas en auditorias, redujeron las multas a 0 y transformaron positivamente el ambiente laboral.
Seguimiento de la evaluación e implementación de medidas correctivas
Nuestra plataforma permite crear y gestionar un módulo de solicitudes de mejora, resguardando la trazabilidad de los avances y desarrollos de cada requerimiento.
- Formularios inteligentes
- Control de versiones de documentos
- Alarmas y notificaciones
- Carpetas con porcentaje de cumplimiento
Experiencias
Antes: Un cliente en PRL enfrentaba dificultades para gestionar solicitudes y medidas correctivas en procedimientos críticos mal evaluados, debido a la alta carga laboral, complicando la trazabilidad de las mejoras y dificultando la evaluación del desempeño del equipo. Ahora: Con Legale pudo optimizar la gestión de requerimientos y respaldar la trazabilidad de las solicitudes y de los avances correctivos, asegurando un registro ordenado, respaldado y mejorando la calidad de vida laboral del área.
Gestión y custodia de grandes volúmenes de documentación sin desorden ni dificultad en el acceso rápido a la información
Con diferentes funcionalidades nuestras soluciones promueven y facilitan la gestión online, reduciendo los tiempos mediante la búsqueda avanzada de documentos con filtros y datos seleccionados por el usuario.
- Incorporación de hasta 4 metadatos en el nombre del documento
- Filtros de búsqueda avanzados por nombre, correo, obra, etc.
Experiencias
Antes: Clientes administraban más de 20 charlas de riesgos diarias enfrentaban dificultades para acceder rápidamente a la documentación de respaldo de capacitaciones y/o informes de riesgo exigidos, ante incidentes, lo que generaba estrés y pérdida de eficiencia en el equipo. Ahora, al implementar nuestra plataforma, optimizó la gestión documental con carpetas electrónicas por colaborador y filtros avanzados, asegurando un acceso inmediato y mejorando la respuesta del equipo.
Resguardo ante suplantación de identidad o desconocimiento de firma de documentos
Nuestra plataforma permite realizar procedimientos de firma presencial supervisados por personal acreditado e incorporar elementos de validación adicional como selfies, documentos de identidad o vídeo, los cuales también se pueden incluir en procesos de firma electrónica a distancia.
- Firma presencial en dispositivo
- Validaciones de identidad con documento de identidad, tipo selfie o video
- Evidencias legales fáciles de compartir y accesibles vía QR
Experiencias
Antes: Un supervisor de PRL descubrió que algunos trabajadores no asistían a las charlas de seguridad, pero su asistencia se encontraba firmada por sus compañeros, comprometiendo el control del área y aumentando los riesgos operacionales, reflejado en constantes incidencias laborales. Ahora: Con Legale, implementaron un procedimiento que requiere una selfie antes de la firma, asegurando que solo los participantes reales registren su asistencia. Esta medida eliminó la suplantación, mejoró la trazabilidad de los documentos y redujo significativamente los errores en la gestión de capacitaciones.
Falta de conexión a internet para la gestión de operación en terreno
El modelo de firma electrónica offline, permite firmar presencialmente en dispositivos móviles sin necesidad de una conexión a internet, donde los documentos son previamente sincronizados y gestionados desde la casa matriz.
- Firma presencial en dispositivo sin conexión a internet
- Sincronización de documentos en la nube al conectarse a internet
Experiencias
Antes, los clientes no podían gestionar digitalmente los documentos referentes a RRHH y PRL en zonas con conexión a internet crítica o inexistente, lo que impedía digitalizar procesos porque la operación en terreno no permitía eliminar el uso de papeles. Ahora, mediante la implementación de firma presencial offline en dispositivos, los clientes son capaces de firmar y gestionar el 100% de su documentación del área en forma digital, agilizando la comunicación entre obras y casa matriz, gracias a la carga automática de los documentos desde el dispositivo al detectar una red.
Gestión digital integral para todos tus documentos de prevención de riesgos
Documentos normativos y reglamentos
- Reglamentos internos, higiene y seguridad
- Declaraciones juradas de cumplimiento de normativas
- Informes de cumplimiento normativo para mutuales y organismos fiscalizadores
Gestión de Riesgos y Seguridad
- Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos
- Procedimientos de trabajo seguro
- Permisos de trabajo (altura, espacios confinados, etc.)
- Inspecciones de seguridad y auditorías internas
Capacitación y competencias
- Registros de inducción y capacitación en seguridad
- Asistencia a capacitaciones en seguridad
- Evaluación de competencias en prevención de riesgos
- Certificados de entrenamiento en manejo de emergencias
Control y Prevención
- Compromisos de seguridad de los trabajadores
- Registros de entrega de EPP y compromisos de uso
- Checklists de control de equipos de protección personal
- Registro de incidentes y accidentes laborales
- Planes de acción correctiva y preventiva