Optimiza el proceso de contratos de ventas con automatización de solicitudes, revisiones y aprobaciones
La problemática que enfrentan muchos equipos de ventas radica en la complejidad y lentitud de los procesos de generación, firma y gestión de contratos, debido al número de partes involucradas en el cierre de un acuerdo.
Esta dificultad para el área se agrava aún más cuando se trata de coordinar acciones entre equipos de ventas y operaciones, lo que puede generar retrasos en el cierre de negocios y una experiencia insatisfactoria para los clientes. En la actualidad los clientes exigen experiencias digitales y la falta de una solución de firma electrónica segura y compatible
con la legislación puede generar incertidumbre y riesgos legales para la empresa.
Colaboración
- Enviar notificación
- Comparta información con terceros fácilmente.
- Comparta información con terceros fácilmente.
Experiencia
Este desafío se vuelve aún más difícil cuando se coordinan acciones entre ventas y operaciones, lo que genera demoras en el cierre de acuerdos y una mala experiencia del cliente.
Hoy en día, los clientes esperan experiencias digitales, y la falta de una solución de firma electrónica segura y legalmente compatible puede generar incertidumbre, riesgos legales para la empresa y proyectar una imagen poco actualizada.
Capacidad de firmar contratos desde el celular, envía a firmar electrónicamente sin que tus clientes tengan firma electrónica.
Nuestra plataforma facilita la incorporación de equipos de ventas para una
gestión ágil de contratos y documentos. Supervisa con facilidad
renovaciones y términos contractuales desde una única plataforma
centralizada que se adapta a una amplia gama de situaciones en el ámbito
de ventas, administrando desde acuerdos contractuales con clientes hasta el
arrendamiento de equipos y maquinarias.
Trabajo colaborativo
Nuestra plataforma ofrece funciones para controlar la expiración de documentos, enviar copias a todas las partes interesadas y recibir
notificaciones en tiempo real para mantener a todos los involucrados
informados.
Procesos más simples
Proporcionamos una gestión documental ordenada que organiza los documentos por empresa y tipo, facilitando la búsqueda y recuperación de información según sea necesario.
Optimiza recursos y esfuerzo
Los equipos de ventas pueden cerrar negocios de manera más rápida, eficiente y segura, mejorando la experiencia tanto para ellos como para sus clientes.
Automatización inteligente para todas tus etapas
Conoce algunos de los casos de uso que demuestran la efectividad de nuestra plataforma.
Adjuntar cotizaciones y contratos
Solicita órdenes de compra y firmas de contratos a tus clientes con la capacidad de adjuntar los documentos de respaldo para acelerar la emisión de documentos e inicio de operación del servicio.
Comparte información mediante QR
La plataforma entrega la capacidad de enviar carpetas con información compartida accesibles mediante códigos QR para facilitar la comunicación y agilizar los procesos con varias partes involucradas.
Automatización inteligente para tus casos de uso
Conoce el potencial que poseen las funcionalidades en la optimización de tu gestión documental en prevencion de riesgos.
Control de vigencia de cotizaciones y contratos comerciales
Nuestra plataforma es capaz de gestionar, controlar y otorgar vigencia a cada documento cargado y/o generado en esta, permitiendo programar alarmas y caducidades para adelantar renovaciones y liquidaciones de contratos.
- Fecha de expiración de documentos
- Alarmas y notificaciones asociadas a documentos
- Configuración de usuarios notificados
- Visualización de documentos próximos a vencer
Experiencias
Antes, nuestros clientes perdían oportunidades de clientes, arriendos comerciales o alianzas por confusión de fechas y falta de gestión oportuna a los plazos establecidos, lo que se traducía en estrés y sobrecarga para el equipo. Ahora, con Legale.io pueden controlar la vigencia de todos sus contratos, asegurando renovaciones a tiempo y la continuidad de servicios prestados y contratados.
Coordinación con área de fiscalía, operaciones y finanzas
Nuestra plataforma permite centralizar y comunicar la información contractual entre todas las áreas involucradas, logrando alinear criterios, optimizar recursos y entregar un buen servicio.
- Plantillas inteligentes
- Formularios inteligentes
Experiencias
Antes: un cliente comenzó a despachar materias primas sin un contrato firmado, sólo con una orden de compra en trámite legal. Tres meses después, su contraparte cambió de proveedor, dejando el 80% de la materia prima sin comprar y sin posibilidad de exigir cumplimiento por falta de un contrato formal, lo que afectó la producción y generó conflictos entre las áreas. Ahora: Con Legale.io ahora gestionan contratos en línea previamente visados por el equipo legal, asegurando que cada área valide y habilite a los clientes para el despacho, agilizando la firma de documentos y la comunicación interna.
Recolección de antecedentes para confección de contratos
La plataforma tiene la capacidad de automatizar procedimientos de consultas a terceros, permitiendo incorporar en formularios de solicitud la carga de adjuntos
- Plantillas inteligentes
- Formularios inteligentes
- Carga de archivos en vía formulario
- Campos condicionales en formularios
- Aprobación de documentos
Experiencias
Antes, nuestros clientes no tenían procesos o vías estandarizadas para la recolección de antecedentes a clientes por parte de su equipo comercial. Ahora, con el uso de la plataforma han logrado centralizar la gestión electrónica de su clientes desde el inicio, recopilando datos y almacenando estos en carpetas electrónicas por cliente, permitiendo un mayor control, seguridad y accesibilidad de su información comercial.
Mantener los formatos de comunicación corporativa actualizada, validada y centralizada
Dentro de la biblioteca inteligente de la plataforma se almacenan los diferentes tipos de documentos y formatos corporativos, centralizados y actualizados para uso frecuente de la organización
- Formularios inteligentes
- Plantillas inteligentes
- Aprobación de documentos
Experiencias
Antes, un cliente firmó un contrato relevante para la compañía sin percatarse de que contenía una cláusula desactualizada, tiempo después se vio enfrentado por una demanda de la contraparte, perdiendo el juicio debido al error de la cláusula. Ahora, el cliente implementó nuestra solución para hacer uso de su biblioteca inteligente, donde centralizan los documentos con formatos actualizados y aprobados por la gerencia legal, para ser usados por todo el equipo.
Habilitar para terceros los métodos de firma requeridos según la normativa y la naturaleza del documento.
Con la plataforma se pueden gestionar los workflow completos de los contratos y documentos, personalizando en estos los métodos de firma adecuados para el cliente y la contraparte.
- Firma Avanzada (FEA)
- Firma Remota
- Firma Remota SMS
Experiencias
Antes, nuestros clientes tenían dificultades para concluir procesos de firma de documentos y lograr el cierre de contratos por no poder incluir agentes externos en sus flujos digitales, teniendo que recurrir a la impresión o envíos de correos manuales para conseguir las firmas. Ahora, con Legale.io pueden gestionar el flujo completo en formato digital, sin importar el nivel de firma que requiera y dónde se encuentre la contraparte, logrando un proceso realmente libre de papel.
Gestión digital integral para todos tus documentos comerciales
Contratos y Acuerdos Comerciales
- Contratos de venta y prestación de servicios
- Acuerdos de confidencialidad (NDA)
- Mandatos y poderes notariales
- Autorizaciones de descuento o condiciones especiales
Gestión de Operaciones y Ventas
- Órdenes de compra
- Propuestas comerciales y cotizaciones
- Órdenes de trabajo y solicitudes de servicio