Recursos humanos

Gestión y firma de documentos digitales de principio a fin con automatización inteligente

La gestión de documentos en el área de recursos humanos es un desafío significativo, especialmente cuando se requiere manejar una gran cantidad de información de manera organizada y eficiente.

La necesidad de que los colaboradores firmen diferentes tipos de documentos y de distintas áreas, durante su incorporación a una organización, añade complejidad a este proceso. A menudo, la responsabilidad de informar y asegurarse de que estos se completen correctamente recae en el equipo de recursos humanos, lo que representa una carga administrativa considerable.

Incorporación

Desarrollo

Retención

Desvinculación

Si sumamos la cantidad de documentos que se generan asociados a un solo colaborador durante toda su permanencia dentro de una empresa, desde contratos hasta liquidaciones, llegan a ser cientos que multiplicados por el número total de colaboradores pueden ser realmente un caos, generando complicaciones innecesarias y propensión a errores, si es que no se cuenta con un software específico.

Legale está acreditado por la Dirección del Trabajo en la gestión y firma de tus documentos laborales

Nuestra plataforma ofrece una solución integral para la gestión de documentos, permitiendo a las empresas manejar todas sus necesidades documentales de recursos humanos en una base de datos centralizada, sin necesidad de software externo específico.

Gestión más eficiente

Automáticamente se generan documentos a partir de plantillas
inteligentes, vinculadas a una base de datos mediante archivos CSV, lo que permite gestionar miles de documentos de una sola vez.

Procesos más simples

Nuestras integraciones con otras plataformas permiten importar
documentos fácilmente para su firma, simplificando el proceso y
eliminando la necesidad de que los firmantes tengan un usuario en nuestra plataforma.

Optimiza recursos y esfuerzo

Las plantillas dinámicas y los campos condicionados agilizan aún más la creación y firma de documentos, reduciendo el tiempo y esfuerzo
requeridos.

Automatización inteligente para todas tus etapas

Conoce algunos de los casos de uso que demuestran la efectividad de nuestra plataforma..

Gestión de nuevos empleados

Recursos humanos puede usar nuestra herramienta para automatizar la generación de los documentos necesarios, como fichas de ingreso y fichas médicas, facilitando la selección y registro de participantes.

Inducción y capacitaciones de empleados

La plataforma entrega la capacidad de enviar el reglamento interno a los colaboradores mediante plantillas dinámicas, donde la recepción y firma del documento se gestionan automáticamente, asegurando que todos los empleados estén informados y cumplan con las normativas.

El uso de un firmante dinámico que genera campos de firma instantáneamente al completar los datos, permite que los documentos sean firmados de inmediato, mejorando significativamente la eficiencia del proceso de firma y reduciendo errores administrativos.

Automatización inteligente para tus casos de uso

Conoce el potencial que poseen las funcionalidades en la optimización de tu gestión documental en prevencion de riesgos.

Asegura el cumplimiento de la ley y evita multas, por no contar con un documento crítico.

El sistema tiene la capacidad de configurar, generar y custodiar todos los documentos requeridos en una contratación ajustándose a las características particulares de cada cargo y empresa.

Experiencias

Antes: Un cliente que experimentó un rápido crecimiento en ventas y tuvo que aumentar sus contrataciones, se vio envuelto en problemas de trazabilidad de documentos firmados y fue multado por no tener la documentación al día. Ahora:
Con Legale.io, integró la nómina de nuevos colaboradores a la generación masiva y estandarizada de documentos, pudiendo controlar la firma de estos y automatizar el guardado en la carpeta electrónica de cada colaborador, disminuyendo en un 100% las multas.

Trazabilidad de documentos procesados

La plataforma facilita el seguimiento y gestión de la firma de documentos, entregando un estatus en vivo de los flujos de trabajo para mejorar el control y los tiempos de procesamiento.

Experiencias

Antes: Un cliente, por falta de seguimiento en sus procesos, no firmó a tiempo su documentación laboral, lo que retrasó el inicio de su obra y le generó amonestaciones internas. Ahora: Al implementar Legale.io, cuenta con un procedimiento formalizado y automatizado de gestión de documentos laborales, lo que permite visualizar fácilmente los tipos de documentos y el estado que categoriza el avance de cada uno, facilitando el seguimiento y estableciendo alarmas para mantener al día renovaciones y finiquitos, evitando futuros retrasos..

Obtención de información inmediata ante fiscalizaciones para evitar multas

El sistema permite realizar búsquedas avanzadas mediante metadatos los metadatos configurados al crear los documentos, como RUT, nombre del colaborador, tipo de documento, fecha, faena, entre otros.

Experiencias

Antes: Un cliente centralizaba el archivo de sus documentos laborales en la casa matriz y ante una fiscalización en una de sus sucursales, tuvo problemas de distancia, rapidez y eficiencia en la entrega de documentos solicitados. Ahora: Al implementar Legale.io, centralizó la gestión de documentos y pero cuenta con la parametrización de carpetas individuales de colaboradores vinculados por sucursal, lo que permite compartir fácilmente con los supervisores de cada una la documentación requerida durante fiscalizaciones.

Gestionar gran cantidad de colaboradores sin desperdiciar HH y optimizando

El sistema gestiona documentos de forma masiva, mediante integración a otros softwares y/o plantillas inteligentes, permitiendo generar y gestionar en minutos documentos para grandes volúmenes de colaboradores.

Experiencias

Antes: Clientes que gracias a su crecimiento en venta tuvieron que contratar muchos colaboradores en poco tiempo, generando un conflicto respecto de la capacidad de gestionar el reclutamiento, selección y contratación de colaboradores de forma individual. Ahora: Con Legale.io, se integró la nómina de nuevos colaboradores a la generación masiva y estandarizada de documentos, permitiendo generar y controlar la firma de estos, además de resguardar los documentos en el tiempo en la carpeta electrónica del colaborador.

Disminución de la tasa de error propia de la generación manual de documentos.

A través de la automatización, la plataforma toma información particular de los clientes desde la base de datos global de la empresa y permite gestionar la generación, firma y almacenamiento de la documentación contractual correcta.

Experiencias

Antes: Un cliente con un equipo reducido de gestión de personas sufría sobrecarga laboral en el área, lo que se evidenciaba con la alta tasa de errores en la creación y gestión de contratos. Ahora: Al implementar Legale.io, automatizó la creación de documentos y la firma electrónica de estos, reduciendo un 99% los errores y aliviando al equipo, permitiéndoles enfocarse en otras tareas.