Optimiza operaciones legales con la evolución de los CLM
La firma de documentos en departamentos legales conlleva desafíos específicos en términos de autenticidad, seguimiento, cumplimiento normativo y confidencialidad de los contenidos.
La falta de un sistema eficiente puede conducir a procesos manuales laboriosos y susceptibles a errores, lo que puede comprometer la integridad de los documentos legales y aumentar el riesgo de incumplimiento normativo. Es esencial contar con una solución integral que aborde estas preocupaciones y proporcione herramientas robustas para la gestión de documentos legales de manera eficiente y segura.
Nuestra plataforma ofrece una variedad de modelos de firma, desde simple hasta avanzada y remota, que cumplen con los estándares de autenticidad y validez requeridos por los departamentos legales. Además, implementamos pruebas de vida con validación de cámara para garantizar la identidad del firmante en procesos de firma remota. Con alarmas personalizables para informar plazos y funcionalidades orientadas al registro de versiones y modificaciones de documentos, Legale es el complemento ideal para digitalizar el área legal sin perder la confidencialidad y seguridad de los procesos.
Las firmas Legale se encuentran validadas por Adobe y pertenecen al EUTL (European Union Trusted List)
Nuestro sistema se adapta perfectamente a una amplia gama de casos de
uso en departamentos legales, desde la firma de contratos y arrendamientos hasta la gestión del papeleo asociado con la compra de materiales y dominios.
A través de nuestro portal intuitivo, los usuarios pueden realizar verificaciones y acceder a funciones útiles como códigos QR y un historial de firmas público para una mayor transparencia y trazabilidad.
Gestión más eficiente
Nuestro sistema de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) permite tener un control total sobre los contratos y documentos, facilitando el trabajo colaborativo y disminuyendo los tiempos de trabajo.
Seguimiento a la documentación
La plataforma registra las diferentes versiones de un documento y el control de compliance aseguran el cumplimiento normativo; además de contar con panel de trazabilidad donde se registran todos los cambios realizados a los documentos.
Asegura el cumplimiento de plazos
Las alarmas y notificaciones integradas mantienen a los usuarios informados sobre los plazos y los eventos importantes, pudiendo personalizar la periodicidad y los usuarios que son notificados.
Automatización inteligente para todas tus etapas
Conoce algunos de los casos de uso que demuestran la efectividad de nuestra plataforma.
Seguimiento en tiempo real
En el dashboard principal puedes hacer seguimiento del estado de firma de tus documentos y visualizar aquellos documentos que tienen plazos próximos a vencer para asegurar la gestión a tiempo.
Redacción y firma de contratos
Los módulos de contratos empoderan equipos internos y externos para ejecutar contratos y documentos recurrentes colaborativamente.
El uso de carpetas con porcentaje de cumplimiento permite visualizar fácilmente la carga de documentos o evidencias necesarias para redactar un contrato y compartir la información con terceras partes involucradas.
Automatización inteligente para tus casos de uso
Conoce el potencial que poseen las funcionalidades en la optimización de tu gestión documental en prevencion de riesgos.
Categorización y control de requerimientos para cumplir con el SLA
Por medio de formularios inteligentes, nuestra plataforma es capaz de realizar la solicitud de requerimientos, utilizando campos condicionales que permiten la categorización de priorización de la tarea, mejorando los tiempos de respuesta y cumplimiento de acuerdo con el SLA establecido
- Formularios inteligentes
- Registro fecha de creación de documentos
- Configuración de fecha de expiración de documentos
- Alarmas y notificaciones
Experiencias
Antes, el área legal de nuestros clientes recibía mediante correo electrónico los requerimientos legales de todas las áreas de la empresa, dificultando la categorización, gestión, seguimiento y distribución equitativa de las solicitudes. Ahora, nuestros clientes han incorporado un formulario web destinado a requerimientos legales en la intranet de la compañía. Al contar con condicionales que permiten la correcta categorización, priorización y distribución de las solicitudes, han logrado equilibrar la carga laboral y agilizar los tiempos de respuesta del equipo.
Habilitar para terceros los métodos de firma requeridos según la normativa y la naturaleza del documento.
Con la plataforma se pueden gestionar los workflow completos de los documentos, personalizando en estos los métodos de firma adecuados para el cliente y la contraparte.
- Firma Avanzada (FEA)
- Firma Remota
- Firma Remota SMS
Experiencias
Antes, nuestros clientes tenían dificultades para concluir procesos de firma de documentos y contratos por no poder incluir agentes externos en sus flujos digitales, teniendo que recurrir a la impresión o envíos de correos manuales para conseguir las firmas. Ahora, con Legale.io pueden gestionar el flujo completo en formato digital, sin importar el nivel de firma que requiera y dónde se encuentre la contraparte, logrando un procesos realmente libre de papel.
Comunicación con áreas internas
La incorporación de la plataforma en tus flujos de trabajo ayuda a unificar los canales de registro de requerimientos del área, evitando demoras innecesarias, duplicación de tareas y pérdidas de información.
- Formularios inteligentes
- Plantillas inteligentes
- Reportería personalizable
Experiencias
Antes, los equipos legales mantenían altos niveles de estrés por la falta de estandarización de canales para realizar requerimientos, seguimientos y enviar información al área. Ahora, al unificar las vías y definir un canal oficial con nuestra plataforma, los equipos legales no solo lograron ordenar las solicitudes, sino que gracias a la reportería también pueden llevar a cabo un levantamiento de la gestión del área.
Mantener los formatos de comunicación corporativa actualizada, validada y centralizada
Dentro de la biblioteca inteligente de la plataforma se almacenan los diferentes tipos de documentos y formatos corporativos, centralizados y actualizados para uso frecuente de la organización
- Formularios inteligentes
- Plantillas inteligentes
- Aprobación de documentos
Experiencias
Antes, un cliente firmó un contrato relevante para la compañía sin percatarse de que contenía una cláusula desactualizada, tiempo después se vio enfrentado por una demanda de la contraparte, perdiendo el juicio debido al error de la cláusula. Ahora, el cliente implementó nuestra solución para hacer uso de su biblioteca inteligente, donde centralizan los documentos con formatos actualizados y aprobados por la gerencia legal, para ser usados por todo el equipo.
Gestión digital integral para todos tus documentos legales
Contratos y Acuerdos Comerciales
- Contratos comerciales
- Anexos de contrato
- Acuerdos de pagos extraordinarios
- Contratos de confidencialidad
Gestión Documental y Requerimientos
- Formularios de requerimientos e información
- Cartas varias
- Declaraciones
Cierre y Finalización de Acuerdos
- Finiquitos