Gestión inteligente de documentos para asegurar el cumplimiento en prevención de riesgos
Contar con la documentación al día y velar por seguir la normativa es importante en todos los departamentos de una empresa, pero toma especial protagonismo en las áreas de prevención de riesgos para resguardar a los colaboradores y empresa.
El alto volumen de documentos asociados al comienzo de una nueva obra, la incorporación de colaboradores o un cambio en alguna normativa puede significar un dolor de cabeza en la administración cuando no se tienen procesos que aseguren la gestión correcta y completa de los documentos correspondientes.
Preparado para fiscalizaciones en cualquier momento con gestión y custodia optimizada de tus documentos.
A través de tecnologías digitales automatizamos la generación y validación de documentos de forma dinámica agilizando la firma de colaboradores y responsables de manera electrónica, evitando demoras en procesos críticos y asegurando el cumplimiento normativo en tiempo real
Menos tiempo dedicado a la gestión
Automatiza la generación de diferentes documentos con formularios inteligentes o con bases de datos, ahorrando tiempo en tareas repetitivas para tus colaboradores.
Flujos de trabajo válidos
Disminuye el estrés de tu equipo gracias a la gestión y control de documentos, disminuyendo la incertidumbre de los procesos con un ciclo de vida completamente digital.
Disminución de riesgos
Ten certeza de la participación en charlas y capacitaciones, disminuyendo la suplantación de identidad ante las mismas con respaldos y procesos de verificación.
Automatización inteligente para tus casos de uso
Conoce el potencial que poseen las funcionalidades en la optimización de tu gestión documental en prevencion de riesgos.
Evitar multas y bajas calificaciones en auditorias por no contar con la documentación requerida
El sistema tiene la capacidad de configurar, generar y controlar todos los documentos requeridos para cumplir con normativas de seguridad y salud ocupacional, acorde a las características particulares del cargo y renovaciones o actualizaciones de la legalidad de los documentos.
- Plantillas inteligentes
- Integración con softwares mediante API o SFTP
- Alarmas y notificaciones asociadas a documentos
- Automatización con CSV
Experiencias
Antes: los clientes sufrían con altas tasas de rotación en su área de prevención, debido a la presión que experimentaba el área por el número de multas y evaluaciones deficientes en auditorías internas, a causa del desorden administrativo. Ahora: con la gestión digital y reingeniería de los procedimientos del área gracias a nuestra plataforma, han mejorado las notas en auditorias, redujeron las multas a 0 y transformaron positivamente el ambiente laboral.
Seguimiento de la evaluación e implementación de medidas correctivas
Nuestra plataforma permite crear y gestionar un módulo de solicitudes de mejora, resguardando la trazabilidad de los avances y desarrollos de cada requerimiento.
- Formularios inteligentes
- Control de versiones de documentos
- Alarmas y notificaciones
- Carpetas con porcentaje de cumplimiento
Experiencias
Antes: Un cliente en PRL enfrentaba dificultades para gestionar solicitudes y medidas correctivas en procedimientos críticos mal evaluados, debido a la alta carga laboral, complicando la trazabilidad de las mejoras y dificultando la evaluación del desempeño del equipo. Ahora: Con Legale pudo optimizar la gestión de requerimientos y respaldar la trazabilidad de las solicitudes y de los avances correctivos, asegurando un registro ordenado, respaldado y mejorando la calidad de vida laboral del área.
Gestión y custodia de grandes volúmenes de documentación sin desorden ni dificultad en el acceso rápido a la información
Con diferentes funcionalidades nuestras soluciones promueven y facilitan la gestión online, reduciendo los tiempos mediante la búsqueda avanzada de documentos con filtros y datos seleccionados por el usuario.
- Incorporación de hasta 4 metadatos en el nombre del documento
- Filtros de búsqueda avanzados por nombre, correo, obra, etc.
Experiencias
Antes: Clientes administraban más de 20 charlas de riesgos diarias enfrentaban dificultades para acceder rápidamente a la documentación de respaldo de capacitaciones y/o informes de riesgo exigidos, ante incidentes, lo que generaba estrés y pérdida de eficiencia en el equipo. Ahora, al implementar nuestra plataforma, optimizó la gestión documental con carpetas electrónicas por colaborador y filtros avanzados, asegurando un acceso inmediato y mejorando la respuesta del equipo.
Resguardo ante suplantación de identidad o desconocimiento de firma de documentos
Nuestra plataforma permite realizar procedimientos de firma presencial supervisados por personal acreditado e incorporar elementos de validación adicional como selfies, documentos de identidad o vídeo, los cuales también se pueden incluir en procesos de firma electrónica a distancia.
- Firma presencial en dispositivo
- Validaciones de identidad con documento de identidad, tipo selfie o video
- Evidencias legales fáciles de compartir y accesibles vía QR
Experiencias
Antes: Un supervisor de PRL descubrió que algunos trabajadores no asistían a las charlas de seguridad, pero su asistencia se encontraba firmada por sus compañeros, comprometiendo el control del área y aumentando los riesgos operacionales, reflejado en constantes incidencias laborales. Ahora: Con Legale, implementaron un procedimiento que requiere una selfie antes de la firma, asegurando que solo los participantes reales registren su asistencia. Esta medida eliminó la suplantación, mejoró la trazabilidad de los documentos y redujo significativamente los errores en la gestión de capacitaciones.
Falta de conexión a internet para la gestión de operación en terreno
El modelo de firma electrónica offline, permite firmar presencialmente en dispositivos móviles sin necesidad de una conexión a internet, donde los documentos son previamente sincronizados y gestionados desde la casa matriz.
- Firma presencial en dispositivo sin conexión a internet
- Sincronización de documentos en la nube al conectarse a internet
Experiencias
Antes, los clientes no podían gestionar digitalmente los documentos referentes a RRHH y PRL en zonas con conexión a internet crítica o inexistente, lo que impedía digitalizar procesos porque la operación en terreno no permitía eliminar el uso de papeles. Ahora, mediante la implementación de firma presencial offline en dispositivos, los clientes son capaces de firmar y gestionar el 100% de su documentación del área en forma digital, agilizando la comunicación entre obras y casa matriz, gracias a la carga automática de los documentos desde el dispositivo al detectar una red.
Gestión digital integral para todos tus documentos de prevención de riesgos
Documentos normativos y reglamentos
- Reglamentos internos, higiene y seguridad
- Declaraciones juradas de cumplimiento de normativas
- Informes de cumplimiento normativo para mutuales y organismos fiscalizadores
Gestión de Riesgos y Seguridad
- Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos
- Procedimientos de trabajo seguro
- Permisos de trabajo (altura, espacios confinados, etc.)
- Inspecciones de seguridad y auditorías internas
Capacitación y competencias
- Registros de inducción y capacitación en seguridad
- Asistencia a capacitaciones en seguridad
- Evaluación de competencias en prevención de riesgos
- Certificados de entrenamiento en manejo de emergencias
Control y Prevención
- Compromisos de seguridad de los trabajadores
- Registros de entrega de EPP y compromisos de uso
- Checklists de control de equipos de protección personal
- Registro de incidentes y accidentes laborales
- Planes de acción correctiva y preventiva