Legale y Power BI: analiza los datos de tus documentos
Legale se conecta con Microsoft Power BI para que conviertas tus flujos de documentos, tus firmas y la actividad de los usuarios en reportes visuales. Un método de la API pensado para Power BI entrega los datos de cada tipo de documento listos para armar paneles con las métricas que le importan a tu equipo: cuántos documentos están firmados, cuánto demoran las aprobaciones y dónde se atascan los procesos.
Qué puedes analizar
- El estado de los documentos: firmados, pendientes y en curso.
- Los tiempos promedio de los flujos de aprobación.
- La actividad de los usuarios y el rendimiento del sistema.
- Patrones de uso, tendencias y momentos de mayor actividad.
Las métricas disponibles dependen de los datos que incluyas en tu modelo de reportes. Con los filtros y el detalle por niveles de Power BI puedes pasar de una vista general a lo que pasa en cada proceso, comparar resultados y compartirlos con tu equipo.
Qué datos entrega la API para Power BI
El método de la API para Power BI trabaja por tipo de documento. Entrega todos los campos que ya tienes en la exportación a Excel y suma otros para reportes más completos:
- la tablet a la que se envió el documento para firmar,
- la etapa en que va la firma en esa tablet,
- la URL de firma remota, cuando corresponde,
- la fecha de creación del documento,
- el ID del documento, y
- la fecha de rechazo, si lo hubo.
Con estos datos puedes seguir cada documento, saber en qué equipo se firmó y armar reportes detallados tanto de Legale Móvil como de los flujos de documentos habituales. En la documentación de la API v2, los métodos de Power BI están en una carpeta propia de Business Intelligence, donde se irán sumando otras integraciones de inteligencia de negocios.
Cómo funciona
- Define qué quieres medir: los flujos de documentos, las preguntas de negocio y las métricas clave que tu equipo necesita seguir.
- Conecta y configura: lleva los datos de Legale a tu configuración de Power BI y define el modelo de datos, los permisos de acceso y cada cuánto se actualizan.
- Explora y mejora: revisa los paneles, aplica filtros y compara resultados para detectar cuellos de botella y mejorar tus procesos.
Qué tan actualizados están los datos depende de la conexión y de la configuración de actualización que elijas.
Ejemplos de paneles
Estos son algunos paneles que se pueden armar con los datos de Legale:
- Resumen de documentos: el total de documentos de un periodo, cuántos están firmados, en curso y pendientes, y el volumen mensual de documentos creados y completados.
- Rendimiento de los flujos: el tiempo promedio de cierre y qué parte de los documentos se completa dentro del plazo, para ver qué aprobaciones necesitan atención.
- Actividad y adopción: los usuarios activos, las acciones registradas y cómo se reparten entre ver, firmar, revisar y subir documentos.
Por qué conviene
Los datos de tus documentos sirven más cuando tu equipo puede entenderlos. Ver en un mismo lugar el estado de los documentos, los tiempos y la actividad ayuda a detectar dónde se atrasan los procesos, priorizar mejoras y revisar cómo cambian los resultados en el tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito para usar la integración?
Una cuenta de Legale y Microsoft Power BI, donde armas los reportes con los datos que entrega la API.
¿Qué tan actualizados están los datos?
Depende de la conexión y de la frecuencia de actualización que configures en Power BI.
¿Incluye los documentos firmados en tablet?
Sí. El método entrega la tablet a la que se envió cada documento y la etapa en que va la firma.
¿Dónde está la documentación técnica?
En la documentación de la API v2 de Legale, dentro de la carpeta Business Intelligence. Puedes partir por la documentación de la API.
¿Quieres ver qué reportes puedes armar con tus datos? Escríbenos y revisamos juntos las métricas que necesita tu organización.