Usuarios en Legale: cómo crear, editar, desactivar y eliminar cuentas
En Legale, el administrador de la cuenta maneja quién entra a la plataforma y qué puede hacer cada persona. Desde el módulo Usuarios puedes crear cuentas, ajustar permisos, desactivar a alguien que ya no debe entrar y eliminar usuarios cuando corresponde. Aquí te contamos cómo hacer cada cosa y cuándo conviene desactivar en vez de eliminar.
Cómo crear un usuario
- Abre Usuarios en el menú lateral y haz clic en Nuevo usuario.
- Completa los datos de la persona: correo, nombre completo, teléfono, cargo y documento de identidad.
- Asigna los permisos: a qué flujos y carpetas tiene acceso, y si puede hacer tareas de administración o de gestión documental, como crear usuarios o eliminar documentos.
- Haz clic en el botón verde Crear.
El usuario nuevo aparece en la lista con su nombre, su correo y la fecha y hora en que se creó.
Cómo editar un usuario y sus permisos
- En la lista de usuarios, marca la casilla junto al nombre de la persona.
- Haz clic en Editar, en la barra superior.
- Cambia lo que necesites: nombre, apellido, teléfono, tipo de documento o permisos sobre flujos, carpetas, automatizaciones CSV y documentos inteligentes.
- Guarda con el botón verde Actualizar. La lista se actualiza con los datos nuevos.
Permisos de formularios en los roles
Desde marzo de 2026, los roles de usuario tienen un grupo de permisos para el módulo Formularios: crear, compartir, editar y eliminar formularios. Los botones del módulo respetan esos permisos, así que puedes dejar, por ejemplo, que alguien cree y comparta formularios sin que pueda borrarlos. Para no cambiar cómo trabajaba nadie, los cuatro permisos vienen activados por defecto, tanto en los roles que ya existían como en los nuevos.
Cómo activar o desactivar un usuario
Desde diciembre de 2025, el módulo Usuarios tiene los botones Activar y Desactivar en la barra superior. Para usarlos:
- Marca en la tabla al usuario que quieres activar o desactivar.
- Haz clic en Activar o en Desactivar.
- Confirma con Sí en la ventana que aparece, o cancela con No. Esa confirmación evita desactivar a alguien por error.
La columna Estado muestra si cada cuenta está activada (ícono verde) o desactivada (ícono rojo), así ves de un vistazo quién tiene acceso.
Qué pasa al desactivar un usuario
- La persona ya no puede iniciar sesión ni usar ninguna función de la plataforma.
- Su licencia queda libre, así que puedes asignarla a otra persona o crear un usuario nuevo dentro de tu plan.
- El usuario sigue en la lista con el estado Desactivado, y puedes reactivarlo cuando quieras.
Qué pasa al reactivar un usuario
Solo puedes reactivar a alguien si tu plan tiene cupos de usuario disponibles. Si ya usaste todos, la plataforma bloquea la activación y te avisa que no quedan cupos. En ese caso, desactiva a otra persona o amplía tu plan.
Cómo eliminar un usuario
- Marca la casilla del usuario y haz clic en Eliminar, en la barra superior.
- Por seguridad, escribe de nuevo el correo de la cuenta que vas a eliminar y confirma con el botón rojo Eliminar.
- Decide qué pasa con sus documentos: si eliges Sí, los traspasas a otra cuenta; si eliges No, quedan en la cuenta del administrador del sistema. En ninguno de los dos casos se pierden.
Verás un aviso de que el usuario se eliminó y otro de que el proceso sigue en segundo plano. Cuando termina, te llega una última confirmación.
¿Desactivar o eliminar?
- Desactiva cuando la persona deja de necesitar acceso pero podría volver, o mientras ordenas sus documentos. Es reversible, libera la licencia y mantiene al usuario en la lista.
- Elimina cuando la cuenta no se va a usar nunca más. Es definitivo y te pide decidir a quién pasan sus documentos.
Cómo revisar los cupos de tu plan
En el menú de tu perfil, abre Productos contratados. En la pestaña Historial de compras ves los servicios contratados, entre ellos la cantidad de usuarios de tu plan. La activación de usuarios respeta ese límite.
Otras funciones relacionadas con los usuarios
- Si tu empresa usa Microsoft, los usuarios pueden entrar con inicio de sesión único (SSO) con Microsoft Entra ID.
- Al cambiar al administrador de la cuenta, sus configuraciones y elementos compartidos pasan al nuevo administrador.
- Los subusuarios con todos los permisos sobre un documento pueden reenviar las notificaciones a los firmantes.
- El permiso «Ver todo» permite revisar todos los registros de Gestión de datos.
Preguntas frecuentes
¿Un usuario desactivado ocupa una licencia?
No. Al desactivarlo, su licencia queda libre para otra persona.
¿Puedo volver a activar a un usuario desactivado?
Sí, siempre que tu plan tenga cupos de usuario disponibles.
¿Qué pasa con los documentos de un usuario que elimino?
Puedes traspasarlos a otra cuenta. Si no lo haces, quedan en la cuenta del administrador del sistema.
El centro de ayuda tiene estos pasos con capturas, en inglés: crear un usuario, editar un usuario, activar y desactivar usuarios y eliminar un usuario. ¿Tienes dudas? Crea un ticket desde Mis Tickets o habla con nuestro equipo de soporte.