Gestión de datos en Legale: filtros, permisos y seguimiento de solicitudes
Gestión de datos es el módulo de Legale donde quedan guardados los registros que llegan desde los formularios de los documentos inteligentes. Desde ahí puedes buscar cada solicitud, revisar su estado y sus archivos, corregir la información y exportarla a Excel para tus reportes.
Qué es Gestión de datos
Hasta febrero de 2026 el módulo se llamaba Captura de datos. Cambió de nombre a Gestión de datos para reflejar mejor lo que hace: no solo recibe la información de los formularios, también sirve para ordenarla, darle seguimiento y compartirla con tu equipo.
Lo encuentras en el menú lateral, junto a Documento inteligente y Formularios. Desde diciembre de 2025 se abre solo desde ese menú, separado del módulo Documento inteligente.
Cómo encontrar un registro con los filtros
La sección de filtros avanzados permite combinar varios criterios para llegar rápido a una solicitud o a un grupo de documentos:
- Documento inteligente de origen.
- Fecha de inicio y fecha de término.
- Estado de la solicitud.
- Tipo de entidad y categoría.
- Nombre del archivo y descripción.
- Cumplimiento de la solicitud.
- Comentario.
Qué muestra la tabla
La tabla de registros reúne en una sola vista la fecha, el estado, el tipo de entidad, la categoría, el nombre del archivo, la descripción, los archivos adjuntos, el cumplimiento de la solicitud y el comentario, además de los datos ingresados en el formulario, como nombre, apellido, cargo, RUT, fecha de inicio o sueldo base.
La primera columna corresponde a la fecha en que se envió el formulario. La fecha actual aparece aparte, en su propio campo, para que no se confundan.
Exportar los resultados a Excel
Con Descargar como Excel bajas los resultados que tienes filtrados en ese momento. Así puedes armar reportes o analizar la información fuera de Legale sin copiar los datos a mano.
El permiso «Ver todo»
Por defecto, cada persona trabaja con los registros de sus propios procesos. Desde septiembre de 2026 existe un permiso nuevo en los perfiles de usuario, «Ver todo» (Allow View All), que permite:
- Ver todos los registros de Gestión de datos, sin importar quién los creó.
- Editar esa información con las mismas facultades que la persona dueña del proceso.
Es útil para quienes supervisan o reportan sobre varios procesos a la vez, como un área de cumplimiento o de recursos humanos. Asígnalo solo a los perfiles que de verdad necesitan esa visibilidad.
Configuración por cuenta
Los estados de solicitud, los tipos de entidad, las categorías, las opciones de cumplimiento y los SLA (acuerdos de nivel de servicio) se configuran para cada cuenta de Legale. Desde octubre de 2026 cada cuenta tiene su propia configuración, así que un cambio en una no afecta a las demás.
Cómo ha cambiado Gestión de datos
- Octubre 2025: la primera columna pasó a mostrar la fecha de envío del formulario, y se aclararon las etiquetas en el formulario, las exportaciones y las respuestas de la API.
- Diciembre 2025: Captura de datos se abre solo desde el panel lateral.
- Febrero 2026: el módulo cambia de nombre a Gestión de datos.
- Marzo 2026: llegan los filtros avanzados, más columnas en la tabla y la exportación a Excel. También se corrigió el cierre de sesión al entrar con inicio de sesión único (SSO).
- Septiembre 2026: nuevo permiso «Ver todo», y los registros editados se guardan bien.
- Octubre 2026: la configuración queda separada por cuenta y crear un SLA ya no da error.
Preguntas frecuentes
¿Captura de datos y Gestión de datos son lo mismo?
Sí. Es el mismo módulo; cambió de nombre en febrero de 2026.
¿Puedo ver los registros que creó otra persona?
Solo si tu perfil tiene el permiso «Ver todo». Pídeselo a tu administrador si lo necesitas.
¿Qué se descarga al exportar a Excel?
Los resultados que tienes filtrados en la tabla en ese momento.
Si quieres saber cómo se arman los formularios que alimentan este módulo, revisa los documentos inteligentes con IA. ¿Tienes dudas? Crea un ticket desde Mis Tickets o habla con nuestro equipo de soporte.