Muchas empresas ya trabajan con documentos digitales, pero siguen gestionándolos como si fueran papel: se imprimen para firmar, se escanean para guardar y se buscan en carpetas compartidas sin orden. La diferencia entre una gestión y otra no es el formato del archivo, sino cómo se crea, se aprueba, se firma y se encuentra.
La comparación, punto por punto
| En papel o “digital a medias” | Gestión digital | |
|---|---|---|
| Encontrar un documento | Depende de quién lo guardó y dónde | Búsqueda por nombre, contraparte, fecha o contenido |
| Versiones | Copias por correo con nombres como “final_v3” | Una sola versión vigente y el historial de cambios |
| Aprobaciones | Firmas en papel, correos y recordatorios manuales | Flujo con reglas, avisos y registro de quién aprobó |
| Firma | Imprimir, trasladar, escanear | Firma electrónica desde cualquier lugar |
| Acceso y seguridad | Quien tiene la llave del archivador o el enlace | Permisos por persona y registro de accesos |
| Vencimientos | Planillas y memoria | Avisos automáticos antes de cada fecha |
| Pérdida o daño | Un incendio, una inundación o un traslado | Respaldo y recuperación |
| Auditorías | Días reuniendo evidencia | Evidencia disponible con su trazabilidad |
¿Tiene la misma validez legal?
En Chile sí, en la gran mayoría de los casos. El artículo 3 de la Ley 19.799 establece que los actos y contratos firmados electrónicamente son válidos de la misma manera y producen los mismos efectos que los celebrados por escrito y en papel. Las excepciones son los actos que exigen una solemnidad que no puede cumplirse en un documento electrónico, los que requieren la presencia personal de las partes y los relativos al derecho de familia.
Cómo dar el paso sin detener la operación
- Empezar por lo nuevo. Que los documentos que se crean desde hoy nazcan digitales, con su flujo y su firma electrónica.
- Digitalizar lo vigente. Escanear y clasificar primero los documentos que todavía producen efectos, como contratos vigentes, pólizas o certificados. El archivo histórico puede esperar.
- Definir reglas simples. Cómo se nombra cada documento, quién puede verlo y cuánto tiempo se conserva.
- Medir. Comparar cuánto tardaban antes una firma o una búsqueda y cuánto tardan ahora.
En Despapeliza conectamos la digitalización de lo que hoy está en papel, la firma electrónica y la gobernanza de los documentos en una sola plataforma.
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