En la mayoría de las empresas, el área legal o fiscalía dedica buena parte de su día a tareas que se repiten: redactar el mismo tipo de contrato, perseguir aprobaciones, revisar versiones por correo y recordar fechas de vencimiento. Ninguna de esas tareas requiere criterio jurídico en cada paso, pero todas consumen el tiempo de quienes sí deberían dedicarse a eso.
Estos son los siete procesos que más rinden al digitalizarlos.
1. Contratos desde plantillas
Los contratos de uso frecuente (prestación de servicios, confidencialidad, arriendo, contratos de trabajo) pueden nacer de una plantilla con las cláusulas ya aprobadas por legal. Quien lo necesita completa un formulario con los datos variables y el documento se genera solo. Legal revisa únicamente lo que se sale del estándar.
2. Flujos de aprobación
Cada contrato tiene reglas: quién debe aprobarlo según el monto, el área o el tipo de contraparte, y en qué orden. Un flujo digital aplica esas reglas siempre igual, avisa a cada aprobador en su turno y deja registro de quién aprobó y cuándo. Se terminan las preguntas de “¿en qué está el contrato?”.
3. Firma electrónica
En Chile, los actos y contratos firmados electrónicamente valen lo mismo que los firmados en papel, según el artículo 3 de la Ley 19.799. Las excepciones son los actos que exigen una solemnidad especial, la presencia personal de las partes o los relativos al derecho de familia, y los instrumentos públicos requieren firma electrónica avanzada. Para el resto, la firma electrónica elimina impresiones, traslados y escaneos, y deja trazabilidad de cada firmante.
4. Vencimientos y obligaciones
Un contrato no termina al firmarse: hay renovaciones automáticas, plazos de aviso, garantías, reajustes y entregables. Cuando esas fechas viven en una planilla, se pierden. Un sistema que lee las fechas del contrato y avisa con anticipación evita renovaciones no deseadas y multas por incumplimiento.
5. Poderes y documentos societarios
Saber quién puede firmar qué, con qué límites y hasta cuándo es clave antes de cada firma. Tener los poderes vigentes, las actas y los documentos societarios en un mismo lugar, con su vigencia a la vista, evita firmar con un apoderado sin facultades.
6. Solicitudes internas al área legal
Cuando las otras áreas piden contratos o revisiones por correo o por chat, no hay forma de priorizar ni de medir la carga. Un formulario de solicitud con los datos necesarios, una cola de trabajo y estados visibles ordenan la relación entre legal y el resto de la empresa.
7. Auditorías y requerimientos
Auditores, reguladores y clientes piden evidencia: contratos vigentes, versiones firmadas, quién aprobó qué. Si todo está centralizado y con historial, responder toma minutos en vez de días.
Por dónde empezar
- Elegir el tipo de contrato con más volumen y llevarlo a una plantilla.
- Definir su flujo de aprobación y conectarlo a la firma electrónica.
- Cargar los contratos vigentes con sus fechas para empezar a recibir avisos.
Este conjunto de procesos es lo que hace un CLM o software de gestión del ciclo de vida de contratos. Legale CLM los reúne en una sola plataforma.
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