7 processos do jurídico que você pode automatizar
Na maioria das empresas, o departamento jurídico dedica boa parte do dia a tarefas repetitivas: redigir o mesmo tipo de contrato, cobrar aprovações, comparar versões enviadas por e-mail e lembrar datas de vencimento. Nenhuma dessas tarefas exige análise jurídica a cada passo, mas todas consomem o tempo de quem deveria se dedicar a isso.
Estes são os sete processos que mais rendem quando digitalizados.
1. Contratos a partir de modelos
Os contratos mais usados (prestação de serviços, confidencialidade, locação, contratos de trabalho) podem nascer de um modelo com cláusulas já aprovadas pelo jurídico. Quem precisa do contrato preenche um formulário com os dados variáveis e o documento é gerado automaticamente. O jurídico revisa apenas o que foge do padrão.
2. Fluxos de aprovação
Cada contrato segue regras: quem precisa aprová-lo conforme o valor, a área ou o tipo de contraparte, e em que ordem. Um fluxo digital aplica essas regras sempre da mesma forma, avisa cada aprovador na sua vez e registra quem aprovou e quando. Acabam as perguntas do tipo “em que pé está o contrato?”.
3. Assinatura eletrônica
No Brasil, a validade dos documentos eletrônicos se apoia na MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil), e a Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. No Chile, o artigo 3 da Lei 19.799 equipara os contratos assinados eletronicamente aos assinados em papel, com exceções como os atos que exigem solenidade especial. Em todos os casos, a assinatura eletrônica elimina impressões, deslocamentos e digitalizações, e deixa a trilha de cada signatário.
4. Vencimentos e obrigações
Um contrato não termina quando é assinado: há renovações automáticas, prazos de aviso, garantias, reajustes e entregas. Quando essas datas ficam numa planilha, acabam se perdendo. Um sistema que lê as datas do contrato e avisa com antecedência evita renovações indesejadas e multas por descumprimento.
5. Procurações e documentos societários
Saber quem pode assinar o quê, com quais limites e até quando é essencial antes de cada assinatura. Manter procurações vigentes, atas e documentos societários num só lugar, com a validade à vista, evita que alguém assine sem poderes.
6. Solicitações internas ao jurídico
Quando as outras áreas pedem contratos ou revisões por e-mail ou chat, não há como priorizar nem medir a carga de trabalho. Um formulário de solicitação com os dados necessários, uma fila de trabalho e status visíveis organizam a relação entre o jurídico e o resto da empresa.
7. Auditorias e solicitações de informação
Auditores, reguladores e clientes pedem evidências: contratos vigentes, versões assinadas, quem aprovou o quê. Se tudo está centralizado e com histórico, responder leva minutos em vez de dias.
Por onde começar
- Escolher o tipo de contrato com mais volume e transformá-lo em modelo.
- Definir o fluxo de aprovação e conectá-lo à assinatura eletrônica.
- Carregar os contratos vigentes com suas datas para começar a receber avisos.
Esse conjunto de processos é o que faz um CLM, ou software de gestão do ciclo de vida de contratos. O Legale CLM reúne tudo numa só plataforma.