Firma por WhatsApp: cómo enviar documentos a firmar desde Legale
Con Legale puedes enviar un documento a firmar por WhatsApp. El firmante recibe un mensaje con un enlace seguro, abre el documento en su celular y lo firma sin crear una cuenta ni entrar a la plataforma. Es un canal más, junto al correo, para que las solicitudes de firma se vean antes y no queden pendientes.
Cómo funciona la firma por WhatsApp
- Preparas el documento en Legale y asignas a las personas que deben firmarlo.
- Envías la solicitud por WhatsApp como parte del flujo de firma que configuraste.
- El firmante revisa y firma desde el enlace que recibe, siguiendo los pasos de revisión y firma de Legale.
- Haces seguimiento del avance y guardas el documento firmado junto con sus registros.
WhatsApp no reemplaza al correo: puedes usar uno u otro según el firmante y el proceso.
Paso a paso: enviar un documento a firmar por WhatsApp
- En Mis documentos (My Documents), haz clic en Subir (Upload) y elige el archivo.
- Cuando el documento aparezca como Listo para flujo (Ready for Workflow), ábrelo y haz clic en Agregar firmante (Add signer).
- Elige Firma de otra persona (Sign by other person) para enviarlo a un firmante externo.
- Como método, selecciona WhatsApp.
- Elige un contacto o crea uno nuevo con su correo, nombre, apellido y número de teléfono. Sin teléfono, el envío por WhatsApp no funciona.
- Define el orden de firma (por prioridad o simultáneo), los días de vigencia del enlace y si se envía una copia del documento firmado. Luego haz clic en Enviar (Send).
- El documento pasa a En curso (In progress) y el firmante recibe un mensaje de WhatsApp con un aviso y el enlace seguro.
- El firmante abre el documento en su celular, lo revisa y confirma la firma. Cuando termina, el documento aparece firmado en la plataforma.
La guía Send a Document for Signature via WhatsApp del centro de ayuda muestra cada paso con capturas.
Envíos masivos por WhatsApp con automatización CSV
Si necesitas enviar muchos documentos a la vez, puedes usar WhatsApp en una automatización CSV. En Automatización CSV → Flujo (CSV Automation → Workflow), elige WhatsApp como método de firma. Aparecerá el campo Teléfono (Phone), donde puedes:
- asociar una columna del CSV, para que cada documento llegue al número de su firmante, o
- escribir un número fijo.
Revisa las firmas enviadas por WhatsApp
En Perfil → Productos contratados → Historial de firmas (Profile → Contracted products → Sign history), el filtro de método de firma incluye la opción WhatsApp Sign. Al elegirla ves solo las firmas enviadas por WhatsApp, y los contadores del resumen y la descarga en Excel respetan el filtro.
Qué queda registrado
El envío por WhatsApp forma parte del proceso de firma de Legale, así que el documento queda con la evidencia electrónica que registra ese proceso:
- confirmación de envío,
- registro de accesos,
- registro de evidencia electrónica,
- fecha, hora y dirección IP, y
- controles de integridad del documento.
Para qué documentos sirve
La firma por WhatsApp sirve en procesos con mucho volumen o con plazos cortos, como:
- contratos de trabajo y otros documentos de personas,
- contratos de prestación de servicios y mandatos,
- acuerdos de confidencialidad (NDA),
- incorporación de proveedores, y
- ventas B2B y B2C.
Si un documento exige firma electrónica avanzada, elige el método Firma avanzada (Advanced signature) al agregar el firmante. Y si necesita la autorización de un notario, Legaliza te conecta con notarías.
Preguntas frecuentes
¿El firmante necesita una cuenta en Legale?
No. Recibe un enlace seguro por WhatsApp y firma desde su celular sin entrar a la plataforma.
¿Qué necesito para enviar un documento por WhatsApp?
Que el contacto del firmante tenga un número de teléfono registrado.
¿Puedo enviar muchos documentos a la vez?
Sí. Con una automatización CSV puedes asociar la columna del teléfono y enviar las solicitudes en masa.
¿Cómo sé qué firmas se enviaron por WhatsApp?
En el historial de firmas, filtra por el método WhatsApp Sign. También puedes descargar ese listado en Excel.
¿Quieres ver cómo funciona en tus procesos? Escríbenos y te mostramos la firma por WhatsApp en una demo.