Assinatura por WhatsApp: como enviar documentos para assinar pela Legale
Com a Legale você pode enviar um documento para assinatura por WhatsApp. O signatário recebe uma mensagem com um link seguro, abre o documento no celular e assina sem criar uma conta nem entrar na plataforma. É mais um canal, junto com o e-mail, para que as solicitações de assinatura sejam vistas antes e não fiquem pendentes.
Como funciona a assinatura por WhatsApp
- Você prepara o documento na Legale e atribui as pessoas que devem assiná-lo.
- Você envia a solicitação por WhatsApp como parte do fluxo de assinatura que configurou.
- O signatário revisa e assina pelo link que recebe, seguindo as etapas de revisão e assinatura da Legale.
- Você acompanha o andamento e guarda o documento assinado com os registros.
O WhatsApp não substitui o e-mail: você pode usar um ou outro conforme o signatário e o processo.
Passo a passo: enviar um documento para assinatura por WhatsApp
- Em Meus documentos (My Documents), clique em Enviar (Upload) e escolha o arquivo.
- Quando o documento aparecer como Pronto para o fluxo (Ready for Workflow), abra-o e clique em Adicionar signatário (Add signer).
- Escolha Assinatura de outra pessoa (Sign by other person) para enviá-lo a um signatário externo.
- Como método, selecione WhatsApp.
- Escolha um contato ou crie um novo com e-mail, nome, sobrenome e número de telefone. Sem telefone, o envio por WhatsApp não funciona.
- Defina a ordem de assinatura (por prioridade ou simultânea), os dias de validade do link e se é enviada uma cópia do documento assinado. Depois clique em Enviar (Send).
- O documento passa para Em andamento (In progress) e o signatário recebe uma mensagem de WhatsApp com um aviso e o link seguro.
- O signatário abre o documento no celular, revisa e confirma a assinatura. Quando termina, o documento aparece assinado na plataforma.
O guia Send a Document for Signature via WhatsApp da central de ajuda (em inglês) mostra cada passo com capturas.
Envios em massa por WhatsApp com automação CSV
Se você precisa enviar muitos documentos de uma vez, pode usar o WhatsApp em uma automação CSV. Em Automação CSV → Fluxo (CSV Automation → Workflow), escolha o WhatsApp como método de assinatura. Aparecerá o campo Telefone (Phone), onde você pode:
- associar uma coluna do CSV, para que cada documento chegue ao número do seu signatário, ou
- digitar um número fixo.
Revise as assinaturas enviadas por WhatsApp
Em Perfil → Produtos contratados → Histórico de assinaturas (Profile → Contracted products → Sign history), o filtro de método de assinatura inclui a opção WhatsApp Sign. Ao escolhê-la, você vê só as assinaturas enviadas por WhatsApp, e os contadores do resumo e o download em Excel respeitam o filtro.
O que fica registrado
O envio por WhatsApp faz parte do processo de assinatura da Legale, então o documento fica com a evidência eletrônica que esse processo registra:
- confirmação de envio,
- registro de acessos,
- registro de evidência eletrônica,
- data, hora e endereço IP, e
- controles de integridade do documento.
Para quais documentos serve
A assinatura por WhatsApp serve em processos com muito volume ou prazos curtos, como:
- contratos de trabalho e outros documentos de pessoas,
- contratos de prestação de serviços e procurações,
- acordos de confidencialidade (NDA),
- cadastro de fornecedores, e
- vendas B2B e B2C.
Se um documento exige assinatura eletrônica avançada, escolha o método Assinatura avançada (Advanced signature) ao adicionar o signatário. E se ele precisar da autorização de um notário no Chile, o Legaliza conecta você com cartórios.
Perguntas frequentes
O signatário precisa de uma conta na Legale?
Não. Ele recebe um link seguro por WhatsApp e assina pelo celular sem entrar na plataforma.
Do que preciso para enviar um documento por WhatsApp?
Que o contato do signatário tenha um número de telefone registrado.
Posso enviar muitos documentos de uma vez?
Sim. Com uma automação CSV você pode associar a coluna do telefone e enviar as solicitações em massa.
Como sei quais assinaturas foram enviadas por WhatsApp?
No histórico de assinaturas, filtre pelo método WhatsApp Sign. Você também pode baixar essa lista em Excel.
Quer ver como funciona nos seus processos? Fale conosco e mostramos a assinatura por WhatsApp em uma demonstração.