Usuários na Legale: como criar, editar, desativar e excluir contas
Na Legale, o administrador da conta controla quem entra na plataforma e o que cada pessoa pode fazer. No módulo Usuários você pode criar contas, ajustar permissões, desativar alguém que não deve mais entrar e excluir usuários quando necessário. Aqui explicamos como fazer cada coisa e quando convém desativar em vez de excluir.
Como criar um usuário
- Abra Usuários no menu lateral e clique em Novo usuário.
- Preencha os dados da pessoa: e-mail, nome completo, telefone, cargo e documento de identidade.
- Atribua as permissões: a quais fluxos e pastas ela tem acesso, e se pode fazer tarefas de administração ou de gestão documental, como criar usuários ou excluir documentos.
- Clique no botão verde Criar.
O novo usuário aparece na lista com seu nome, seu e-mail e a data e hora em que foi criado.
Como editar um usuário e suas permissões
- Na lista de usuários, marque a caixa ao lado do nome da pessoa.
- Clique em Editar, na barra superior.
- Mude o que precisar: nome, sobrenome, telefone, tipo de documento ou permissões sobre fluxos, pastas, automações CSV e documentos inteligentes.
- Salve com o botão verde Atualizar. A lista é atualizada com os novos dados.
Permissões de formulários nos perfis
Desde março de 2026, os perfis de usuário têm um grupo de permissões para o módulo Formulários: criar, compartilhar, editar e excluir formulários. Os botões do módulo respeitam essas permissões, então você pode, por exemplo, deixar que alguém crie e compartilhe formulários sem poder excluí-los. Para não mudar a forma como ninguém trabalhava, as quatro permissões vêm ativadas por padrão, tanto nos perfis que já existiam quanto nos novos.
Como ativar ou desativar um usuário
Desde dezembro de 2025, o módulo Usuários tem os botões Ativar e Desativar na barra superior. Para usá-los:
- Marque na tabela o usuário que você quer ativar ou desativar.
- Clique em Ativar ou em Desativar.
- Confirme com Sim na janela que aparece, ou cancele com Não. Essa confirmação evita desativar alguém por engano.
A coluna Status mostra se cada conta está ativada (ícone verde) ou desativada (ícone vermelho), para você ver de relance quem tem acesso.
O que acontece ao desativar um usuário
- A pessoa não pode mais entrar nem usar nenhuma função da plataforma.
- Sua licença fica livre, então você pode atribuí-la a outra pessoa ou criar um usuário novo dentro do seu plano.
- O usuário continua na lista com o status Desativado, e você pode reativá-lo quando quiser.
O que acontece ao reativar um usuário
Você só pode reativar alguém se o seu plano tiver vagas de usuário disponíveis. Se já usou todas, a plataforma bloqueia a ativação e avisa que não há vagas. Nesse caso, desative outra pessoa ou amplie o seu plano.
Como excluir um usuário
- Marque a caixa do usuário e clique em Excluir, na barra superior.
- Por segurança, digite novamente o e-mail da conta que vai excluir e confirme com o botão vermelho Excluir.
- Decida o que acontece com os documentos dele: se escolher Sim, você os transfere para outra conta; se escolher Não, eles ficam na conta do administrador do sistema. Em nenhum dos casos eles se perdem.
Você verá um aviso de que o usuário foi excluído e outro de que o processo continua em segundo plano. Quando termina, chega uma última confirmação.
Desativar ou excluir?
- Desative quando a pessoa deixa de precisar de acesso, mas poderia voltar, ou enquanto você organiza os documentos dela. É reversível, libera a licença e mantém o usuário na lista.
- Exclua quando a conta nunca mais será usada. É definitivo e pede que você decida para quem vão os documentos.
Como ver as vagas do seu plano
No menu do seu perfil, abra Produtos contratados. Na aba Histórico de compras você vê os serviços contratados, entre eles a quantidade de usuários do seu plano. A ativação de usuários respeita esse limite.
Outras funções relacionadas aos usuários
- Se a sua empresa usa Microsoft, os usuários podem entrar com login único (SSO) com o Microsoft Entra ID.
- Ao trocar o administrador da conta, as configurações e os itens compartilhados dele passam para o novo administrador.
- Os subusuários com todas as permissões sobre um documento podem reenviar as notificações aos signatários.
- A permissão Ver tudo permite revisar todos os registros da Gestão de dados.
Perguntas frequentes
Um usuário desativado ocupa uma licença?
Não. Ao desativá-lo, a licença dele fica livre para outra pessoa.
Posso ativar de novo um usuário desativado?
Sim, desde que o seu plano tenha vagas de usuário disponíveis.
O que acontece com os documentos de um usuário que eu excluo?
Você pode transferi-los para outra conta. Se não fizer isso, eles ficam na conta do administrador do sistema.
A central de ajuda tem estes passos com capturas, em inglês: criar um usuário, editar um usuário, ativar e desativar usuários e excluir um usuário. Dúvidas? Crie um ticket no Meus Tickets ou fale com nossa equipe de suporte.