Dictámenes y normativa
ORD. N°4963
Ordinarios
DIRECCIÓN DEL TRABAJO · DICTAMEN OFICIAL
ORD. N°4963
Del papel a copias digitales certificadas.
Respuesta a Despapeliza SpA sobre su procedimiento para digitalizar y certificar documentos laborales.
Emitido el 27 de septiembre de 2018 · Chile
DOCUMENTO DE ORIGEN
Copias digitales.
Certificación individual.
El dictamen analiza el procedimiento de digitalización concreto presentado en 2018.
Referencia: K8162 (1644) 2018
Solicitante: Despapeliza SpA
Materia: Traspaso de la documentación laboral del papel al formato digital
PUNTOS CLAVE DEL DICTAMEN
Copiar, certificar y resguardar la integridad.
Crear copias electrónicas
El proceso propuesto convierte los originales en papel en copias electrónicas en formato PDF.
Certificar cada documento
La firma electrónica avanzada del notario debe aplicarse a cada documento por separado, verificando que la copia sea fiel al original.
Resguardar la integridad de los registros
El dictamen considera la intervención de un ministro de fe como garantía de la integridad de los antecedentes digitalizados.
LEA EL DOCUMENTO EN CONTEXTO
Texto completo y fuente oficial.
A continuación se reproduce el texto del dictamen publicado por la Dirección del Trabajo. Para la versión oficial, incluidas sus condiciones y excepciones, consulte el PDF original. Este dictamen tiene fecha 27 de septiembre de 2018.
ORD. N°4963
27-sep-2018
Atiende presentación de Sr. Alejandro Rojas Lemus, en representación de empresa Despapeliza S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.
ORD. N°4963
DEPARTAMENTO JURIDICO
K8162 (1644) 2018
ORD.:4963
MAT.: Documentación laboral; Traspaso de formato papel a formato digital;
RORD.:
Atiende presentación de Sr. Alejandro Rojas Lemus, en representación de empresa Despapeliza S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.
ANT.:
- Instrucciones de 27.08.2018 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
- Presentación de 18.07.2018, de Sr. Alejandro Rojas Lemus, en representación de empresa Despapeliza S.p.A.
SANTIAGO, 27.09.2018
DE:
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
A:
SR. ALEJANDRO ROJAS LEMUS
DESPAPELIZA S.P.A.
AVENIDA LA DEHESA 1201, OFICINA 717
LO BARNECHEA
Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de un procedimiento de digitalización de la documentación laboral, con el fin de reemplazar los antecedentes en soporte de papel.
A mayor abundamiento, la presentación indica que el procedimiento consistiría en una cadena de digitalización que crearía copias electrónicas de los originales en soporte de papel.
A continuación, una vez obtenida la copia electrónica en formato PDF, intervendría un notario público quien, utilizando firma electrónica avanzada, certificaría que las respectivas copias son fieles a los documentos originales posibilitando, de esta forma, la destrucción de la documentación original.
Sobre este último punto, debe hacerse presente que, dada la estructura del protocolo de digitalización y las atribuciones que la ley reconoce a los notarios públicos, su certificación sólo producirá efectos jurídicos si se aplica firma electrónica avanzada a cada documento individualmente, pues es un elemento de la esencia de su función la verificación del texto de los respectivos antecedentes.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted la materia consultada ha sido regulada por este Servicio mediante dictamen N°0155/004 de 11.01.2016 el cual, en lo pertinente, señala que:
"No existe impedimento para que los empleadores traspasen su plataforma de documentación laboral de formato de papel a electrónico…"
Ahora bien, respecto del procedimiento planteado, cabe indicar que él coincide con lo señalado en la letra a) del citado pronunciamiento, en cuanto se trata de la digitalización de la documentación con la intervención de un ministro de fe, quien garantizará la integridad de los antecedentes respaldados.
En consecuencia, sobre la base de la jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a Ud., que el procedimiento de digitalización y certificación planteado por la empresa Despapeliza S.p.A., se ajusta a la normativa vigente sobre la materia, por lo que no existe impedimento para su implementación.
Saluda a Ud.,
ROSAMEL GUTIÉRREZ RIQUELME
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución: Jurídico; Partes; Control
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