Dictámenes y normativa
ORD. N°4964
Ordinarios
DIRECCIÓN DEL TRABAJO · DICTAMEN OFICIAL
ORD. N°4964
Firma electrónica de finiquitos.
Respuesta a Despapeliza SpA sobre un procedimiento electrónico para firmar finiquitos, con verificación presencial de la identidad del trabajador ante notario.
Emitido el 27 de septiembre de 2018 · Chile
DOCUMENTO DE ORIGEN
Firma electrónica.
Requisitos definidos.
El dictamen analiza el procedimiento concreto presentado en 2018, incluida la verificación de la identidad y de los documentos pertinentes.
Referencia: K8163 (1645) 2018
Solicitante: Despapeliza SpA
Materia: Finiquitos
PUNTOS CLAVE DEL DICTAMEN
Identidad, firma y envío.
Verificación presencial de identidad
El procedimiento presentado contempla que el trabajador concurra personalmente a una notaría para que se verifique su identidad.
Firma electrónica con resguardos
La conclusión del dictamen exige que un ministro de fe verifique la identidad del trabajador y los documentos pertinentes.
Envío del documento firmado
El procedimiento propuesto contempla enviar por correo electrónico el documento firmado y autorizado al empleador y al trabajador.
LEA EL DOCUMENTO EN CONTEXTO
Texto completo y fuente oficial.
A continuación se reproduce el texto del dictamen publicado por la Dirección del Trabajo. Para la versión oficial, incluidas sus condiciones y excepciones, consulte el PDF original. Este dictamen tiene fecha 27 de septiembre de 2018.
ORD. N°4964
27-sep-2018
Atiende presentación de Sr. Alejandro Rojas Lemus, en representación de empresa Despapeliza S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.
ORD. N°4964
DEPARTAMENTO JURIDICO
K8163 (1645) 2018
ORD.:4964
MAT.: Finiquito; Suscripción por medios electrónicos;
RORD.:
Atiende presentación de Sr. Alejandro Rojas Lemus, en representación de empresa Despapeliza S.p.A., sobre documentación laboral electrónica.
ANT.:
- Instrucciones de 27.08.2018 de Jefa Unidad de Dictámenes e Informes en Derecho.
- Presentación de 18.07.2018, de Sr. Alejandro Rojas Lemus, en representación de empresa Despapeliza S.p.A.
SANTIAGO, 27.09.2018
DE:
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
A:
SR. ALEJANDRO ROJAS LEMUS
DESPAPELIZA S.P.A.
AVENIDA LA DEHESA 1201, OFICINA 717
LO BARNECHEA
Mediante su presentación del antecedente 2), solicita un pronunciamiento de este Servicio respecto de un modelo de suscripción de finiquitos en formato electrónico.
Respecto del procedimiento de firma de los finiquitos, señala en su presentación que han desarrollado un sistema para suscribir documentos con firma electrónica, utilizando para ello la huella digital del trabajador, quien concurriría presencialmente al oficio de un notario público con el objeto de que éste valide la identidad del dependiente.
Posteriormente, una vez suscrito y autorizado, el documento sería enviado por correo electrónico al empleador y trabajador.
Precisado lo anterior, cúmpleme informar a usted la materia consultada ha sido regulada por este Servicio mediante dictamen N°1012/020 de 27.02.2015 el cual, en lo pertinente, señala:
“Al respecto, es dable precisar que el inciso 1° del artículo 3°, de la Ley N°19.799, dispone: "Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito."
Por su parte, el inciso 2° de la misma norma, prescribe en su letra b):
"Lo dispuesto en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos otorgados o celebrados en los casos siguientes: b) Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes,"
Como puede apreciarse del texto transcrito, excepcionalmente respecto de aquellos actos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, no será aplicable lo dispuesto en el inciso 1° del citado artículo, esto es, no resultaría aplicable el principio general de la equivalencia del soporte electrónico y el del papel, por existir un requisito especial para la validez de dicho acto o contrato que no puede satisfacerse a través de medios electrónicos.
A contrario sensu, es posible inferir que no habiendo norma legal que lo prohíba expresamente, la documentación que emana de las relaciones laborales puede ser firmada a través de medios electrónicos, conclusión armónica con lo resuelto por esta Dirección en dictamen N°789/15, de 16.02.2015.”
De acuerdo a los párrafos transcritos, es opinión de este Servicio que no existe inconveniente jurídico para proceder a rubricar los finiquitos por medios electrónicos, en la medida que el procedimiento respete como condiciones básicas, la verificación de identidad del trabajador por parte de un ministro de fe y de los documentos pertinentes.
Ahora bien, respecto del procedimiento planteado, cabe indicar que en opinión del suscrito, él se ajusta a las condiciones señaladas en el cuerpo del presente informe, por lo que no existe inconveniente jurídico para su implementación por parte de la empresa Despapeliza S.p.A.
Es todo cuanto puedo informar a usted sobre la materia.
Saluda a Ud.,
ROSAMEL GUTIÉRREZ RIQUELME
ABOGADO
JEFE DEPARTAMENTO JURÍDICO (S)
DIRECCIÓN DEL TRABAJO
LBP/RCG
Distribución: Jurídico; Partes; Control
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