ORD. N°2190
Registro electrónico de charlas de seguridad.

Mediante su presentación del antecedente 2), usted ha solicitado de este Servicio un pronunciamiento respecto de la posibilidad de que los dependientes firmen digitalmente su asistencia a charlas diarias vinculadas a la prevención de accidentes, enfermedades y análisis de trabajo seguro.

A mayor abundamiento, indica su presentación que se utilizarían hardware ubicados en las instalaciones de la empleadora -tables o teléfonos móviles- los cuales contarían con una aplicación especial que permitiría la suscripción de los documentos utilizando firma electrónica simple (FES).

Aclarado lo anterior, cabe precisar que la regulación de las plataformas de generación, firma, gestión y notificación de la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos se encuentra en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

En el mismo contexto, es del caso hacer presente que de acuerdo con la doctrina vigente de esta Dirección, no existen inconvenientes jurídicos para proceder a la suscripción digital de la documentación laboral a menos que exista una norma legal expresa que en tal sentido o que nos encontremos frente a alguno de los actos o contratos señalados en el inciso 2° del artículo 3° de la Ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, vale decir:

1. Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;
2. Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y
3. Aquellos relativos al derecho de familia.

En armonía con lo indicado previamente, la doctrina de este Servicio contenida, entre otros, en el Ord. N°1389 de 16.08.2022, establece que, si bien no habría inconveniente en que los trabajadores firmen por medios electrónicos su participación en charlas o capacitaciones, tales datos no formarán parte de la información que arroje el sistema de registro y control de asistencia, en caso de que sea digital, pues tales plataformas se encuentran reguladas en el Dictamen N°2927/58 de 28.12.2021.

De este modo, con posterioridad a la ejecución de la charla o actividad de capacitación, el empleador deberá actualizar la información del sistema de registro y control de asistencia reemplazando, si corresponde, la inasistencia, por la concurrencia personal o telemática al evento señalado. Todo lo cual debe ejecutarse según lo dispuesto en el N°3.9.3 del citado Dictamen N°2927/58.

Acerca del momento en que se produciría la suscripción de los documentos, se estima acertado proceder de acuerdo a lo indicado en su presentación, es decir; a) al iniciar la jornada; b) al cambiar un proceso productivo o; c) al inicio de un nuevo procedimiento.

Finalmente, y atendido que su presentación no lo menciona, es necesario recordar que de acuerdo con lo prescrito por el citado Dictamen N°0789/15, una vez cerrado el proceso de firma de los documentos estos deben ser remitidos automáticamente a cada trabajador a la cuenta de correo electrónico privado que hayan entregado para estos fines, no bastando que se encuentren disponibles en plataformas sujetas al control del empleador o en correos corporativos.

En consecuencia, sobre la base de la disposición legal citada, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, cumplo con informar a usted que, sin perjuicio de las prevenciones realizadas en el cuerpo del presente informe, no existen inconvenientes para proceder a la creación y firma de la documentación derivada de la relación laboral por medios electrónicos, en la medida que los empleadores utilicen sistemas informáticos que se ajusten a las condiciones técnicas establecidas en el Dictamen N°0789/15 de 16.02.2015.

Saluda a Ud.,