Gestão de documentos em papel vs. digital: o que muda na sua empresa

Muitas empresas já trabalham com documentos digitais, mas continuam a geri-los como se fossem papel: imprimem para assinar, digitalizam para arquivar e procuram em pastas compartilhadas sem organização. A diferença entre uma gestão e outra não é o formato do arquivo, e sim como o documento é criado, aprovado, assinado e encontrado.

A comparação, ponto a ponto

Tem a mesma validade jurídica?

Na grande maioria dos casos, sim. No Brasil, a validade dos documentos eletrônicos se apoia na MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil), e a Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. No Chile, o artigo 3 da Lei 19.799 estabelece que os contratos assinados eletronicamente têm os mesmos efeitos que os celebrados por escrito em papel, com exceções como os atos que exigem solenidade especial, presença pessoal das partes ou que tratam de direito de família.

Como fazer a transição sem parar a operação

1. Começar pelo que é novo. Que os documentos criados a partir de hoje já nasçam digitais, com seu fluxo e sua assinatura eletrônica.
2. Digitalizar o que está vigente. Digitalizar e classificar primeiro os documentos que ainda produzem efeitos, como contratos vigentes, apólices ou certificados. O arquivo histórico pode esperar.
3. Definir regras simples. Como cada documento é nomeado, quem pode vê-lo e por quanto tempo é guardado.
4. Medir. Comparar quanto tempo levavam antes uma assinatura ou uma busca e quanto levam agora.

Na Despapeliza conectamos a digitalização do que ainda está em papel, a assinatura eletrônica e a governança dos documentos numa só plataforma.