¿Por qué automatizar tu departamento de prevención de riesgos?

Un prevencionista debería pasar su tiempo en terreno, identificando peligros y corrigiendo condiciones inseguras. En la práctica, gran parte de la jornada se va en papeles: hojas de asistencia, registros de entrega de EPP, matrices en planillas y carpetas para la próxima fiscalización. Automatizar esa parte documental le devuelve ese tiempo al trabajo preventivo.

1. El DS 44 exige una gestión documentada

Desde el 1 de febrero de 2025 rige en Chile el Decreto Supremo N° 44, que reemplazó a los DS 40 y 54 de 1969. Pide, entre otras cosas, una matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos actualizada al menos una vez al año, un programa de trabajo preventivo, informar a cada trabajador sobre los riesgos de su puesto y capacitarlo. Todo eso se demuestra con registros fechados y firmados.

2. Las firmas en terreno dejan de perderse

Las charlas, inducciones y entregas de EPP se firman en obra, muchas veces sin señal. Con una firma en el celular que se sincroniza al volver la conexión, el registro queda en el sistema el mismo día y no en una hoja que puede mojarse, perderse o llegar semanas después.

3. Los vencimientos avisan solos

La matriz, el reglamento interno, las capacitaciones periódicas y los documentos de los contratistas tienen fechas. Un sistema que avisa antes de cada vencimiento evita descubrirlo en medio de una fiscalización.

4. La fiscalización se prepara en minutos

Cuando la evidencia de cada obra o periodo está en un mismo lugar, con quién firmó y cuándo, reunirla para una fiscalización o una auditoría de la mutualidad toma minutos en vez de días.

5. La información sirve para prevenir

Con los registros en datos, y no en papel, se puede ver qué obras tienen más incidentes, qué capacitaciones están atrasadas o qué contratistas tienen documentos vencidos. Así el equipo de prevención decide dónde actuar primero.

Cómo empezar

Lo más simple es partir por el documento que más se repite, normalmente la asistencia a charlas o la entrega de EPP, y llevarlo a firma digital en terreno. Después se suman la matriz, los documentos de contratistas y los avisos de vencimiento.

Así funciona Despapeliza para prevención de riesgos. Fuentes sobre el DS 44: ISL y Subsecretaría de Previsión Social.