Firmar un PDF puede significar cosas distintas: pegar una imagen de tu firma, usar una firma electrónica simple o usar una firma electrónica avanzada. En pantalla se ven parecidas, pero no dejan el mismo respaldo si alguien desconoce el documento.
Esta guía explica las tres formas, cuál conviene en cada caso según la ley chilena y cómo firmar y verificar un PDF en Legale.
Las tres formas de firmar un PDF
| Aspecto | Imagen de la firma | Firma electrónica simple | Firma electrónica avanzada |
|---|---|---|---|
| Qué es | Un dibujo o una foto de tu firma pegada en el PDF. | Una plataforma identifica a quien firma (correo, SMS, WhatsApp) y guarda evidencia del proceso. | Una firma certificada por un prestador acreditado, incrustada en el PDF. |
| Detecta cambios | No. | Sí, si la plataforma sella el documento. | Sí, y tu lector de PDF puede comprobarlo. |
| Cuándo sirve | Documentos internos o de bajo riesgo. | La mayoría de los contratos y documentos privados. | Instrumentos públicos, documentos que pasan por notaría y trámites que la exigen. |
Para la ley chilena, una firma electrónica es cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permite identificar, al menos formalmente, a quien firma. Una imagen pegada podría cumplir esa definición, pero es fácil de copiar y no deja registro de quién firmó ni detecta cambios. Si alguien desconoce el documento, cuesta probar que la firma es suya.
¿Qué firma necesitas?
La Ley 19.799 establece que los documentos firmados electrónicamente valen lo mismo que los firmados en papel. Con eso:
- Para contratos y documentos privados del día a día, basta una firma electrónica simple con buena evidencia.
- Para documentos electrónicos que son instrumentos públicos, la ley exige firma electrónica avanzada (artículo 4).
- Para enviar un documento a notaría en línea o si quien lo recibe la pide, usa firma electrónica avanzada.
Revisa en detalle las diferencias entre firma electrónica simple y avanzada.
Cómo firmar un PDF en Legale, paso a paso
- Sube el PDF. En Mis documentos, carga el archivo o ubícalo si ya está en tu repositorio.
- Prepara el flujo. Marca el documento, pulsa Preparar para flujo de trabajo y luego Crear flujo de trabajo.
- Agrega a quienes firman. Con Agregar firmante defines quién firma o aprueba. Puedes firmar tú o enviar a otras personas.
- Elige el método de firma. Firma remota, por SMS, con certificado en la nube o local, o firma avanzada remota. También puedes enviar a firmar por WhatsApp.
- Ubica la firma. Arrastra el recuadro al lugar del PDF donde debe ir.
- Define el orden y envía. Elige firma secuencial o simultánea, el vencimiento del enlace y si se enviará una copia firmada por correo. Pulsa Enviar.
- Sigue el estado. El documento queda En curso hasta que todos firman. Al terminar, descargas el PDF firmado.
Quienes firman lo hacen desde el navegador de su celular o computador, sin instalar programas. La guía completa está en el centro de ayuda: Crear y enviar un documento para firma.
Cómo verificar un PDF firmado
Un PDF firmado se puede revisar en Legale y en tu lector de PDF, que muestra quién firmó y si el documento cambió después de la firma. Si Adobe muestra la firma como «desconocida», no significa que sea falsa: revisa por qué Adobe muestra una firma desconocida.
Lee también: Cómo verificar un documento firmado: en Legale y en tu lector de PDF
Preguntas frecuentes
¿Tiene validez legal un PDF firmado electrónicamente?
Sí. La Ley 19.799 establece que los actos y contratos firmados con firma electrónica valen lo mismo que los firmados en papel, salvo excepciones como los actos que exigen una solemnidad que no se puede cumplir en un documento electrónico o los relativos al derecho de familia.
¿Sirve pegar una imagen de mi firma en el PDF?
Para documentos de bajo riesgo puede bastar, pero no deja evidencia de quién firmó ni detecta cambios. Para contratos conviene una firma electrónica con registro del proceso.
¿Puedo firmar un PDF desde el celular?
Sí. En Legale quien firma recibe un enlace y firma desde el navegador de su celular, sin instalar programas.
¿Cuándo necesito firma electrónica avanzada?
Cuando el documento es un instrumento público, cuando se va a autorizar en una notaría en línea o cuando quien lo recibe la exige.
Fuentes
- Ley Chile (BCN) — Ley 19.799: definición de firma electrónica y firma electrónica avanzada (artículo 2), validez de los documentos firmados electrónicamente (artículo 3) e instrumentos públicos (artículo 4).
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