Firma electrónica en Colombia: qué dice la Ley 527 y cuándo usar cada tipo

En Colombia, un contrato firmado electrónicamente vale lo mismo que uno firmado en papel, si la firma cumple ciertos requisitos. La pregunta práctica es otra: qué tipo de firma usar en cada documento. Esta guía explica qué dicen la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, cuáles son los tipos de firma y cómo elegir la adecuada.

Los tipos de firma en Colombia

• Firma electrónica simple: cualquier método que identifique a una persona en relación con un documento, como un código, una contraseña o un dato biométrico. Debe ser confiable y apropiado para el propósito del documento.
• Firma electrónica certificada: funciona como la simple, pero la emite una entidad de certificación digital, cuyo esquema audita el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
• Firma digital: un valor numérico que se adhiere al documento usando criptografía y un certificado emitido por una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC. Permite verificar quién firmó y que el texto no cambió.

Qué dice la ley

Ley 527 de 1999. Es la base del comercio electrónico en Colombia:

• no se pueden negar efectos jurídicos, validez ni fuerza obligatoria a la información solo por estar en un mensaje de datos (artículo 5);
• el requisito de firma se cumple con un método que identifique al firmante, muestre que aprueba el contenido y sea confiable y apropiado (artículo 7);
• los mensajes de datos son admisibles como prueba (artículo 10);
• la firma digital tiene la misma fuerza que la manuscrita si es única, verificable, está bajo el control exclusivo de quien la usa y queda invalidada si el documento cambia (artículo 28);
• las entidades de certificación deben estar acreditadas por el ONAC (artículo 29).

Decreto 2364 de 2012, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015. Reglamenta la firma electrónica:

• la firma electrónica cumple el requisito de firma si es confiable y apropiada para el fin del documento (artículo 3);
• es confiable si los datos de creación corresponden solo al firmante y si se puede detectar cualquier alteración posterior (artículo 4);
• cuando cumple esos requisitos, tiene la misma validez y efectos que la firma manuscrita (artículo 5);
• el firmante debe mantener el control de sus datos de firma y avisar si quedan comprometidos (artículo 6).

Cuándo usar cada una

• Simple: aceptaciones, comunicaciones internas y documentos de bajo riesgo, idealmente con doble factor, como un código por SMS.
• Certificada: contratos comerciales y de prestación de servicios en los que conviene una prueba más fuerte de la identidad del firmante.
• Digital: documentos de alta confianza, como actos administrativos, títulos valores o contratos que la otra parte o una entidad pública exijan con firma digital.

Qué hace defendible una firma electrónica

En una disputa, lo que importa es la prueba. Una buena firma electrónica deja registrado:

• quién firmó: identidad validada por correo, código por SMS, documento o biometría;
• qué firmó: un documento sellado, en el que cualquier cambio posterior se detecta;
• cuándo y desde dónde: fecha, hora, IP y, si corresponde, geolocalización de cada acción;
• cómo se conserva: la Ley 527 exige que el documento siga accesible, en un formato fiel al original y con los datos de origen, destino, fecha y hora (artículo 12).

Cómo lo hace Legale

Legale ya opera en Colombia. Legale Sign ofrece seis modelos de firma, entre ellos remota, remota con SMS, masiva, presencial en dispositivo y por WhatsApp. Cada documento firmado sale con un QR que abre su expediente: número único, firmantes, método, fecha y hora, ubicación e IP de cada acción, y el PDF final sellado contra modificaciones. La plataforma tiene reconocimiento en la lista de confianza de la Unión Europea (EUTL) y certificación ISO 27001.

Si un documento exige firma digital o certificada de una entidad acreditada por el ONAC, confirma ese requisito antes de firmar y habla con nuestro equipo. Revisa también la normativa sobre firma electrónica de cada país y la guía de gestión documental para ordenar lo que se firma.

Preguntas frecuentes

¿Es válida la firma electrónica en Colombia?

Sí. La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 le dan la misma validez que a la firma manuscrita cuando es confiable y apropiada para el documento.

¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

La firma electrónica es cualquier método confiable que identifique al firmante. La firma digital es un tipo específico que usa criptografía y un certificado de una entidad acreditada por el ONAC.

¿Qué es el ONAC?

Es el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Acredita a las entidades de certificación digital que emiten firmas digitales y certificadas.

¿Cómo se deben conservar los documentos firmados?

Accesibles para consulta, en un formato que reproduzca fielmente el original y con los datos de origen, destino, fecha y hora, según el artículo 12 de la Ley 527.

Fuentes

• Secretaría del Senado — Ley 527 de 1999: mensajes de datos, firma digital y entidades de certificación.
• DIAN — Decreto 2364 de 2012: firma electrónica, compilado en el Decreto 1074 de 2015.
• Valora Analitik — Nivel de seguridad de la firma digital, certificada y simple (24 de enero de 2022): los tres niveles y el rol del ONAC.