¿Qué es la gestión documental? Guía para empresas

La gestión documental es el conjunto de reglas, procesos y herramientas con que una empresa crea, aprueba, firma, guarda, encuentra y elimina sus documentos durante todo su ciclo de vida. Su objetivo es que cada documento exista una sola vez, en su versión correcta, y que la persona indicada lo encuentre en segundos.

No es solo digitalizar papeles. Un PDF guardado en una carpeta compartida sin dueño, sin versión y sin fecha de vencimiento sigue siendo un problema, solo que en otro formato.

Beneficios de la gestión documental

Una buena gestión documental se nota en el trabajo diario:

• Menos tiempo buscando. Cada documento está en un solo lugar, con nombre, tipo y metadatos, y se encuentra con el buscador.
• Una sola versión vigente. Nadie firma ni envía una versión antigua por error.
• Control de accesos. Cada persona ve solo los documentos que le corresponden según su rol.
• Trazabilidad. Queda registro de quién creó, aprobó, firmó o descargó cada documento, algo clave en una auditoría.
• Plazos de conservación cumplidos. Los documentos se guardan el tiempo que exige la ley y se eliminan cuando corresponde.
• Menos papel y menos riesgo de pérdida. Los originales electrónicos no se extravían en una mudanza ni se dañan en una bodega.

El ciclo de vida de un documento

La gestión documental cubre todo el recorrido, no solo el archivo final. Un documento pasa por siete etapas:

1. Crear, idealmente a partir de una plantilla aprobada.
2. Revisar y aprobar, según las reglas de cada tipo de documento.
3. Firmar. Es la etapa que más se demora cuando todavía se hace en papel.
4. Guardar y ordenar, con nombre, versión y responsable.
5. Encontrar y usar, con acceso solo para quien corresponde.
6. Conservar durante el tiempo que exige la ley o la política de la empresa.
7. Eliminar o archivar cuando ese plazo termina.

Cuando un documento cambia, vuelve a revisión como una nueva versión y la anterior queda registrada.

Gestión documental y CLM: cómo se relacionan

En Despapeliza, la gestión documental es la base de Legale CLM: el repositorio donde cada documento vive con su versión vigente, sus permisos y su historial. El CLM se apoya en esa base y le suma lo que necesitan los contratos: plantillas, aprobaciones, firma, obligaciones y vencimientos. La gobernanza define las reglas de acceso y retención para todo el conjunto.

Qué dice la ley chilena

En Chile, un documento firmado electrónicamente vale lo mismo que uno firmado en papel, con pocas excepciones. Lo establece la Ley 19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica, publicada el 12 de abril de 2002.

• Equivalencia con el papel (art. 3): los actos y contratos “suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”.
• Excepciones (art. 3): los casos en que la ley exige una solemnidad que no se puede cumplir con un documento electrónico, los que requieren la presencia personal de alguna de las partes y los relativos al derecho de familia.
• Instrumentos públicos (art. 4): requieren firma electrónica avanzada, es decir, certificada por un prestador acreditado.
• Valor como prueba (art. 5): los documentos electrónicos se pueden presentar en juicio. Un instrumento privado con firma electrónica avanzada no hace fe de su fecha, salvo que la fecha conste en un fechado electrónico de un prestador acreditado.

Para la gestión documental, esto significa que la mayoría de los documentos de una empresa (contratos comerciales, anexos, políticas, actas) pueden nacer, firmarse y guardarse en digital. Antes de dejar el papel en un proceso, conviene confirmar que no sea una de las excepciones. Fuentes: texto de la Ley 19.799 y SUSESO.

Normas de referencia: ISO 15489 e ISO 30301

Dos normas internacionales sirven de guía para ordenar la gestión documental de una empresa:

• ISO 15489-1:2016 define los conceptos y principios para crear, capturar y gestionar documentos. Fue revisada y confirmada en 2021.
• ISO 30301:2019 fija los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión para documentos.

No son obligatorias por ley, pero ayudan a definir responsables, reglas y controles que se pueden auditar.

Cuánto tiempo guardar los documentos

Cada tipo de documento tiene su propio plazo de conservación, y una buena gestión documental los aplica de forma ordenada. Un ejemplo: el SII exige conservar durante 6 años los originales de boletas, los duplicados de facturas, las guías de despacho y las notas de crédito y débito. Para destruirlos antes, hay que pedir autorización al SII con el Formulario 2117, según ChileAtiende.

Lo recomendable es definir una tabla de plazos por tipo de documento, como contratos, documentos laborales y tributarios, y revisarla con el área legal.

Señales de que tu empresa necesita gestión documental

Si se repiten dos o más de estas situaciones, el costo de no ordenar los documentos ya es mayor que el de hacerlo.

• Buscar un contrato o un anexo firmado toma más de unos minutos, o depende de que una persona en particular esté disponible.
• Hay varias versiones del mismo documento circulando por correo y nadie sabe cuál es la vigente.
• Las firmas se demoran días porque hay que imprimir, escanear o esperar a que alguien vuelva a la oficina.
• Un documento venció (un contrato, una póliza, una certificación) y nadie lo notó a tiempo.
• Cada auditoría o fiscalización obliga a reunir evidencia a mano, desde carpetas, correos y planillas.
• No se puede saber quién abrió o modificó un documento sensible.

Si quieres ver la diferencia punto por punto, revisa gestión documental en papel vs. digital.

Qué debe tener un software de gestión documental

Un sistema de gestión documental reúne en una plataforma los documentos y las reglas para manejarlos. Al comparar opciones, revisa que tenga:

• Un repositorio central con buscador por nombre, tipo y metadatos.
• Control de versiones, para saber cuál es la vigente.
• Permisos por rol y por área.
• Flujos de aprobación y firma electrónica en el mismo lugar.
• Registro de actividad de cada documento, para auditorías.
• Reglas de conservación y eliminación por tipo de documento.
• Integración con el ERP y los sistemas de recursos humanos.

En Despapeliza, la gestión documental es la base de Legale CLM, junto con la firma electrónica y los flujos de aprobación.

Cómo implementarla en 5 pasos

La implementación funciona mejor por áreas: se parte por el proceso que más duele y se extiende desde ahí.

1. Hacer el inventario. Qué documentos produce cada área, dónde viven hoy, quién los usa y cuáles tienen fecha de vencimiento.
2. Definir las reglas. Nombres, versiones, quién aprueba, quién firma, quién puede ver cada tipo de documento y cuánto tiempo se conserva.
3. Elegir el primer proceso. Uno con mucho volumen y mucho dolor, como los contratos laborales, las aprobaciones de compras o los documentos de prevención de riesgos.
4. Digitalizar el flujo completo, no solo el archivo. Plantilla, aprobación, firma electrónica, archivo y aviso de vencimiento en un mismo lugar.
5. Medir y extender. Comparar tiempos de firma y de búsqueda antes y después, y llevar el modelo a la siguiente área.

Así lo hace Despapeliza, que conecta documentos, datos y procesos en una sola plataforma.

Lee también: ¿Es posible avanzar hacia un modelo de gestión “cero papel”? · Cada vez son más las empresas que dejan atrás el uso del papel · Conoce 6 razones para elegir Despapeliza · Digitalización de documentos para tu empresa · 7 procesos del área legal y fiscalía que puedes automatizar

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión documental en una empresa?

Es el conjunto de reglas y herramientas para crear, aprobar, firmar, guardar, encontrar y eliminar documentos durante todo su ciclo de vida.

¿Cuál es la diferencia entre gestión documental y digitalización?

Digitalizar es pasar un documento de papel a formato digital. La gestión documental define qué pasa con ese documento después: dónde vive, quién lo aprueba, quién puede verlo y cuándo vence.

¿Tiene validez legal un documento firmado electrónicamente en Chile?

Sí. Según el artículo 3 de la Ley 19.799, vale lo mismo que uno firmado en papel, salvo excepciones como los actos que exigen una solemnidad especial, la presencia personal de las partes o los relativos al derecho de familia.

¿Qué documentos requieren firma electrónica avanzada?

Los que tienen calidad de instrumento público (artículo 4 de la Ley 19.799). Para la mayoría de los documentos privados de una empresa basta la firma electrónica simple.

¿Qué diferencia hay entre gestión documental y CLM?

La gestión documental es la base: ordena, guarda y protege los documentos. Un CLM incluye esa base y agrega lo propio de los contratos: redacción desde plantillas, aprobaciones, firma, obligaciones y vencimientos. En Despapeliza, ambas funcionan dentro de Legale CLM.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Es la plataforma y el conjunto de reglas con que una empresa gestiona sus documentos: dónde se guardan, quién puede verlos, cómo se aprueban y firman, y cuánto tiempo se conservan.

¿Qué normas regulan la gestión documental?

En Chile, la Ley 19.799 da validez a los documentos y firmas electrónicas. Como guía de buenas prácticas se usan las normas ISO 15489-1:2016, sobre conceptos y principios, e ISO 30301:2019, sobre los requisitos de un sistema de gestión para documentos.

Fuentes

• Ley 19.799, texto publicado el 12 de abril de 2002: artículos 2, 3 y 4.
• SUSESO — Ley 19.799, artículo 5: valor de los documentos electrónicos como prueba.
• Ley Chile (BCN) — Ley 19.799: texto oficial vigente.
• ISO — ISO 15489-1:2016, Records management: concepts and principles
• ISO — ISO 30301:2019, Management systems for records: requirements
• ChileAtiende — Autorización para destruir documentación tributaria